Viestintä – PIKA Kainuu

Projektipäällikön 16. hankekatsaus – kaikki päättyy aikanaan

Teksti Päivi Dahl

Kaikki päättyy aikanaan. Reilut puolitoista vuotta meni nopeasti kainuulaisten yritysten etätyöosaamisen kehittämisen kanssa. PIKA Kainuu hanke päättyy parin viikon kuluttua elokuun lopussa. Nyt on aika yhteenvedon, mitä hankkeessa saatiin aikaan, missä onnistuttiin ja mitä opittiin?

Hankkeessa ei päästy numeraalisiin tavoitteisiin, eli emme saaneet kolmeakymmentä yritystä, emme sataa kahtakymmentä henkilöä emmekä yli 1300 henkilökoulutuspäivää kasaan. Yritystavoitteesta jäimme seitsemällä, mutta mielestäni 23 yritystä on kohtuullinen tulos Kainuussa.

Osallistuneiden määrään vaikutti se, että suurin osa osallistuneista yrityksistä oli mikroyrityksiä eli alle kymmen henkilöä työllistäviä ja niistäkin valtaosa oli yksinyrittäjiä. Näistä yrityksistä ei siis saa kuin maksimissaan sen yhden ihmisen osallistumaan. Hankesuunnitelmassa oli osallistujia kuviteltu saatavan hieman ylioptimistisesti, tavoite oli 120 ja hanke tavoitti toimenpiteisiin kolmekymmentä henkilöä.

Valmennuksiin aktiivisesti osallistuneissa yrityksissä pystyttiin lisäämään yritysten etätyöhön ja etäjohtamiseen liittyvää osaamista, osallistuneiden itse- ja tiimiohjautuvuustaitoja sekä edistämään esimiesten sekä henkilöstön työhyvinvointia. Yritysten johdon ja henkilöstön tavoitteet toteutuivat mukana olleiden yritysten osalta ja niiltä saatiin valmennuksista hyvää palautetta.

Onnistumiseksi nostan hankeviestinnän, jota toteutettiin monikanavaisesti. Hankeviestinnässä viestejä kohdennettiin suoraan yrityksiin sähköposteilla ja uutiskirjeiden kautta sekä sosiaalisessa mediassa. Monien kanavien kautta jaettiin tietoa etätyöstä laajalle yleisölle.

Konkreettisia tuloksia olivat mm. hankkeen aikana kirjoitetut etätyötä käsittelevät kahdeksan artikkelia, joista seitsemän julkaistiin paikallisissa sanomalehdissä. Yksi artikkeli julkaistiin Lapin yliopiston tuottamassa Hybridityön käsikirjassa.

Lisäksi hankkeessa tuotettiin yksi yhteisjulkaisu Näkökulmia etä- ja hybridityöhön, joka sisältää 12 artikkelia eri kirjoittajilta. Artikkelien kirjoittajat ovat olleet mukana hankkeessa eri tavoin. Julkaisussa on artikkeleita, jotka ovat saaneet näkökulmaa niin hankeen valmennuksista, henkilökohtaisista etätyökokemuksista kuin hankkeessa tehdyistä kyselytutkimuksista. Artikkeleissa tarkastellaan muun muassa itsensä johtamista ja verkkovuorovaikutusta sekä kokemuksia etätyön informaatioteknologisista alustoista. Lisäksi teksteissä valotetaan etä- ja hybridityön pelisääntöjä sekä etätyön vaikutuksia yhtäältä aivoterveyteen ja toisaalta aluekehitykseen.

Onnistumiseksi nostan myös hankkeessa laaditun opiskelijan opinnäytetyön: Padurets, Päivi. (2023) Kainuun yrittäjien kokemuksia alustatyöstä – case: PIKA Kainuu – kestävä tulevaisuuden työ -hanke. Kajaanin ammattikorkeakoulu. Julkaisun pysyvä osoite: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202304165366

Mitä hankkeen aikana opittiin? Yrityksiä ja niiden tarpeita täytyy kuunnella tarkalla korvalla. Hanketyö on vaativaa, siinä täytyy pitää monta lankaa yhtäaikaa käsissä ja olla selvillä niin rahoitusinstrumentin toiminnasta kuin yrityskentän arjesta. Tiimityö, verkostoituminen ja kollegoiden tuki ovat hanketyön kivijalka. Yksin ei tarvitse hakata päätä seinään, ja apua saa kun kysyy.

Isojen oivallusten lisäksi hankkeessa saatiin oppia nykyajan nopeasti vaihtuvasta toimintaympäristöstä ja sen vaikutuksista työelämään ja yrittäjien arkeen.

Hanke päättyy 31.8.2023. Valmennussivut linkkeineen jäävät kaikkien hyödynnettäväksi.

Tehtävät muuttuvat ja työt jatkuvat KAMKilla. Jos on kysyttävää tai tarvitset tietoa etätyöstä ota toki yhteyttä!

Projektipäällikön 15. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Etätyön kehittämisen hankkeessa olen päässyt tekemään monenlaisia asioita, jotka poikkeavat normaalista amk-lehtorin arjesta. Viimeiset puolitoista vuotta ovat hurahtaneet nopeasti, mutta työntäyteisesti.

Ensinnäkin hanke-/projektityöskentely ei ollut minulle tätä ennen tuttua, mutta nyt olen ymmärtänyt millaista työtä se on. Ajatukset tulee kääntää hankkeen sisältöön, ja hankesuunnitelmaan kirjoitettua suunnitelmaa toteutetaan käytäntöön eri tavoin. Tarvitaan kommunikaatiota ja viestintää, hankkeen sisällön sisäistämistä sekä avaamista muille.

Yrityskentälle suunnattu hanke edellyttää, että puhelimeen tartutaan ja jutellaan yritysten edustajien kanssa, käydään kertomassa hankkeesta paikan päällä ja pidetään yhteyttä jollakin tavalla eli kerrotaan aktiivisesti mitä hankkeessa tehdään. Tähän on käytetty hankkeen nettisivuja, sosiaalisen median kanavia, puhelinsoittoja sekä sähköpostia, jota on lähetetty yrityksiin runsain mitoin.

Toinen seikka on yhteys rahoittajaan – kannattaa rohkeasti kysyä asiantuntijoilta hanketeknisiä neuvoja, koska hankkeen rahoitusinstrumentti asettaa hankkeen toteutukseen omia vaatimuksia ja reunaehtoja. Kysyvä ei tieltä eksy – pätee hanketyöskentelyssäkin.

Ennakointi korostuu hanketyöskentelyssä monin tavoin. Rahoituksen saamisen ehtona yleensä on, että jos hankkeessa tehdään hankintoja eli ostetaan jotakin, niin täytyy kysyä tarjoukset vähintään kolmelta eri toimittajalta tai myyjältä. Olen huomannut, että seuraava ”peliliike” tulee olla jo jollakin tavalla selvillä tai selvityksessä heti, kun yhden asian olet saanut maaliin. Jos vaikkapa järjestetään koulutuksia tiettynä päivänä, ja koska hankintasääntöjen mukaan täytyy kysyä tarjoukset usealta, niin täytyy huomioida tarjouksen käsittelyyn (hankintalupa, kirjoitus, lähetys, vastauksien käsittely, päätös ostosta, hankintaesitys, päätös hankinnasta, tilaus ja toimitus) menevä aika, joka on vähintään kolme, mielellään viisi-kuusi viikkoa ennen h-hetkeä. Kaikki kannattaa ja pitää dokumentoida mielellään kirjallisesti, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata.

Ammattikorkeakoulun toteuttamassa hankkeessa olen päässyt pohtimaan myös hanketyöskentelyn, yrityskentälle suunnatun hankkeen ja opiskelijoiden koulutuksen eli opetuksen, mahdollisia yhtymäkohtia. Tässä on havaittu, että hankesuunnitelmiin voitaisiin kirjoittaa mahdollisia opetukseen ja työelämään liittyviä kosketuskohtia, mutta hanketeknisesti usein ne kaatuvat ra(j)hoitusinstrumentin asettamiin ehtoihin ja tulkintoihin. Hankesuunnitelmavaiheessa ei pystytä ennakoimaan ihan kaikkea, koska toisaalta täytyy myös jättää väljyyttä toteutukseen ja mahdollisiin muutoksiin.

Toisaalta ne yhtymäkohdat voivat kaatua myös siihen, että opetussuunnitelmat ja opetusresurssit lukukausille tehdään hyvissä ajoin ja toisaalta hankesuunnittelussa joudutaan odottelemaan rahoituksen varmistumista joskus kauankin. Tällöin ollaan olemisensietämisen keveyden välitilassa hyvä tovi, ennen kuin päästään hanketta/projektia käynnistämään. Ja jos tämä käynnistys sattuu lukukauden keskelle, niin opettajaresurssia on vaikea irrottaa hankkeeseen. Toki hankesuunnittelun yhteydessä tulee jo keskustella ja varata ennakkoon opettajien resursseja, mutta opetustyö priorisoituu etusijalle.

Kolmanneksi on tärkeää, että ympärillä on hyvä tiimi, joka tukee tarvittaessa ja jonka puoleen voi kääntyä ja keskustella yhdessä hankkeessa eteen tulevista ratkaisuja vaativista päätöksistä.

PIKA hanketiimi -etäryhmäkuva Teamsissa.

On ollut ilo saada tehdä tätä etätyön kehittämisen hanketta konkreettisesti etätyötä tekevien kanssa, näin olemme päässeet omassa tiimissä perin juurin ymmärtämään yritysvalmennuksien oppeja. Tästä hyvänä esimerkkinä olivat säännölliset projektitiimin palaverit, joiden aluksi juttelimme vaikkapa kunkin sijaitipaikkakunnan säätilasta, ennen kuin menimme niin sanotulle asialistalle. Kameroiden aukipitäminen vahvistaa yhteistyötä ja auttaa verkkokommunikaatiossa.

Hyvä tiimi tukee niin etä- kuin opetustyössä. Kommunikaatio, keskustelu ja avoin dialogi auttavat aina elämässä eteenpäin.

Hyvää kesää kaikille!

Projektipäällikön 13. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Hankkeen valmennuspilottijakso päättyi maaliskuun lopussa ja kirjoitin sen johdosta blogitekstin Etätyön valmennuspilotti päättyi. Siinä kokoan jo yhteen saldoa valmennuksista sekä muista hankkeessa saavutetuista tuloksista.

Viimeinen valmennuskerta 29.3. oli kokoava webinaari valmennuksista ja siinä yhteydessä tutkija Jari Järviluoma esitteli kainuulaisille yrityksille suunnatun työhyvinvointi tutkimuksen tuloksia. Tästä kirjoitin blogin Kainuulaisissa yrityksissä etäjohtaminen toimii paremmin kuin vuosi sitten.

Etätyön kehittämisen PIKA Kainuu -hankkeessa rakennan parhaillaan verkko-opintopakettia avoimen amk-tarjottimelle. Siinä on oma työnsä, mutta tärkeästä aiheesta on hyvä saada tärkeimmät asiat tiivistetysti esille tukemaan yritysten omatoimista jatkuvaa oppimista.

Hankkeessa riittää vielä hankehallinnointia, erilaisten lomakkeiden käsittelyä sekä ohjausryhmän kokouksia. Nämä vaativat tietojen keräämistä, analysointia sekä istumista ja jalostamista raportteihin. Lisäksi kokoamme yhteisjulkaisua hankkeen teemoista ja siihen liittyy artikkelitekstien oikolukua sekä myös kirjoittamista.

Kaikessa tässä täytyy muistaa myös nauttia kauniista keväästä, seurata lumihankien sulamista ja muistaa tauottaa kirjoittamista sekä istumista. Etätyöhön uppoutuminen on toisaalta kivaa, mutta aivot tarvitsevat taukoja. Välillä tuntuu, että suutarin lapsella ei ole kenkiä ja saatu oppi kaatuu kuin vesi hanhen selästä pois päin.

Eli joka päivä täytyy muistaa pitää järki mukana työssäkin ja ohjakset tiukalla, jottei hepo karkaa käsistä. Tällä tarkoitan, että omasta työhyvinvoinnista etätyössä voit vain sinä itse huolehtia ja on se myös työnantajan etu, että etätyössäkin voidaan hyvin.

Hanketyössä olemme nyt siinä vaiheessa, että ke 3.5. järjestämme loppuwebinaarin Mikä muuttuu etätyössä? Verkkotilaisuudessa vedetään vielä yhteen hankkeen valmennukset sekä hankkeen tulokset. Lisäksi saadaan etä- ja hybridityön asiantuntijan näkökulma teemaan: Mikä muuttuu etätyössä?

Mikäli kiinnostuit, niin katso ohjelma ja ilmoittaudu mukaan tästä. Tervetuloa linjoille!

Etä- ja hybridityön pelisäännöt rakennetaan yhdessä

Teksti Päivi Dahl

Nopeasti muuttuvat toimintaympäristöt haastavat yritysten perinteiset toimintamallit. Työyhteisöjen työn tekemistapojen turbulenssissa emme voi hukata työntekijöitä. Pelisääntöjä tulisi olla, mutta monessako yrityksessä niistä todella puhutaan ja keskustellaan yhdessä?

Puhumattomat ja auki kirjoittamattomat säännöt ja ohjeet ovat oletuksia. Sitten kun ne kirjoitetaan tai konkretisoidaan käytäntöön, niistä tulee yhteisiä pelisääntöjä. Miten tähän pisteeseen päästään?

Outi Sivonen nostaa esiin sen, että työuupumustutkimuksien perusteella ihmiset tarvitsevat työssään ja tehtävissään rakennetta ja selkeyttä. Tämä puolestaan johtaa siihen, että yrityksen missio ja arvopohja ovat jatkossa tärkeässä roolissa työkulttuurien muodostumisessa. (Sivonen 2022, 8 – 9.)

Kuvituskuva — Yrityksen pelisäännöt rakennetaan yhdessä. Kuva: Pixabay

Yllättävää tai ei, mutta kyse on hyvin pitkälti yrityksen sisäisestä viestinnästä ja vieläpä puhekulttuurista. Johtamisella vaikutetaan siihen, miten työntekijät kokevat voivansa ottaa asioita puheeksi, mistä voi viestiä ja miten. On tärkeää ymmärtää ketkä yrityksessä ottavat organisaation kannalta tärkeitä asioita puheeksi sekä mitkä tekijät joko kannustavat tähän tai estävät tällaista käyttäytymistä. (Sivonen 2022, 73.)

Sivonen viittaa amerikkalaiseen tutkimukseen, jossa on löydetty kolme syytä, miksi asioita joko otetaan tai jätetään ottamatta puheeksi. Asioiden esiin nostaminen riippuu yksilöstä itsestään – hänen persoonasta ja demografisista tekijöistä. Toiseksi asioiden esiin ottamiseen ja siihen, että tulevatko ne käsitellyiksi, vaikuttavat työntekijöiden asenteet. Kolmanneksi tähän vaikuttaa se, että tunteeko työntekijä tilanteessa olonsa turvalliseksi nostaa asioita käsittelyyn. Eli yrityksen johtamisen avoimuus vaikuttaa haluun ottaa asioita puheeksi. (Sivonen 2022, 73–74.)

Kun pelisääntöjä laaditaan, niin ensin täytyy pohtia, mikä on meidän yrityksen puhekulttuuri, kuinka meidän yrityksessä puhutaan asioista ja koetaanko meillä psykologista turvallisuutta, jotta voidaan yhdessä keskustella asioista. Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan sitä, että jokainen voi nostaa esille asioita pelkäämättä joutuvansa nolatuksi. Tämä johtaa siis siihen, että esihenkilöiden tulee ymmärtää erilaisia persoonia ja tarpeen mukaan uskaltaa puuttua työntekijän puheisiin, jos tällä on taipumusta vaikkapa vähätellä toisten ajatuksia.

Sivonen tuo esiin, että vaikeinta nykyisessä viestintämaailmassa on huomion saaminen. Hän korostaa, että esihenkilöiden tai yrityksen johdon on oltava riittävän nöyrä ottaakseen selvää, mikä ihmisiä kiinnostaa, ja riittävän viisas viestiäkseen ennakkoon niistä asioista, joka saattavat muuttua viesteistä katastrofeiksi, jollei niitä osata ennakoida. (Sivonen 2022, 79.)

On äärimmäisen tärkeää pyrkiä luomaan avoin ja kaikenlaisille keskusteluille turvallinen ilmapiiri. Tästä muodostuu yrityksen viestintäkulttuuri, joka mahdollistaa yhdessä etä- ja hybridityön pelisääntökeskustelun. Tässä keskustelussa kannattaa käydä monta kierrosta, koska yhdeltä istumalta ei välttämättä saada kaikkea sovittua. Väliin tarvitaan myös ajattelua ja pohdintaa. Tarvitaan työkulttuuria, jossa asioita edistetään dialogin – vuorovaikutteisen keskustelun – kautta.

Opetellaan puhumaan ja keskustelemaan. Kuunnellaan toisiamme ja tehdään yhdessä hyvä keskustelukulttuuri, joka myös vaikuttaa työilmapiiriin ja yrityskulttuuriin. Luottamus toisiimme ja keskustelukulttuurin toimivuuteen. Joko teillä tämä on kunnossa?

Käy lataamassa itsellesi työyhteisön pieni kirja luottamuksesta. Sen on tuottanut TTL:n työn ja työhyvinvoinnin kehittämisohjelma.

Lähde: Sivonen O. (2022). Yrityskulttuurit murroksessa. Inhimillinen työelämä ei rakennu pelkällä itseohjautuvuudella. Helsinki: AlmaTalent.

Yrityskulttuuri on kaikkien yhteinen asia

Teksti Päivi Dahl

Kolmen vuoden aikana työskentelyolosuhteissa on tapahtunut valtava muutos kun lähityöstä siirryttiin ensin etätyöskentelyyn eli ajasta ja paikasta riippumattomaan työtapaan, ja nyt opetellaan hakemaan tasapainoa työntekemiseen hybridimallilla. Yrityskulttuuri on hyvin useassa yrityksessä joutunut koetukselle.

Järjestimme yrityskulttuurin muutoksesta webinaarin, jossa asiaa meille avasi toimitusjohtaja Päivi Luoma Intotalosta. Hänen loistavan verkkoluennon sisällöstä tämä blogi sai aiheensa.

Mitä yrityskulttuuri oikeastaan on? Yrityskulttuuri on yrityksen asia. Ja se on myös kaikkien yhteinen asia. Yrityskulttuuri on tapa toimia arjessa!

Kiinnitetäänkö teillä huomiota onnistumisiin? Onnistumiskokemusten havaitseminen ja niistä puhuminen luovat myönteistä yrityskulttuuria ja se lisää ammatillisista itseluottamusta ja luo tulevaisuususkoa eteenpäin. Onnistumisten johtaminen aiheuttaa myönteisen kehän. Siksi juuri kiitosta kannattaa viljellä ja onnistumisia huomioida. Saat sitä mitä tilaat! Fredmund Malik on sanonut, että johtaminen on onnistumisen edellytysten luomista.

Yrityskulttuuri on muutoksessa. Kuinka luodaan työyhteisö toimivaksi nyt ja tulevaisuudessa?

Yrityskulttuuri muodostuu ajan myötä syntyneistä toiminta-tavoista ja se on kuin liima, joka sitoo ihmisiä yhteen työpaikalla. Seinillä on historia ja kulttuurin johtaminen on tarinoiden kertomista.

Tiedon dokumentointi on yrityksissä todella tärkeää. Oletko ajatellut, että kun konkarit lähtevät, niin he vievät paljon hiljaista tietoa mukanaan? Toisaalta silloin on mahdollista myös päivittää yrityksen toiminta-kulttuuria ja toimintaprosesseja. Merkitäänkö teillä pienet, mutta tärkeät asiat ylös yrityksen asiakasrekisteriin säännöllisesti?

Yrityskulttuuri voi imeä työntekijöitä tai sitten yrityksen ilmapiiri voi vaikuttaa toisin päin eli arvomaailmat kun eivät kohtaa, niin silloin voi työntekijä äänestää jaloillaan ja vaihtaa työpaikkaa. Onko sinun yritys hunajapurkki, joka houkuttelee työntekijöitä? Yrityskulttuuri toimii myös kilpailuetuna rekrytoinnissa. Pidä nettisivusi kunnossa, koska yrityskulttuuri muovautuu jo siellä!

Mieti muistatko ekan työpäivän nykyisessä työpaikassasi? Se kertoo paljon yrityskulttuurista ja siitä millaisen ensivaikutelman se luo uudelle työntekijälle. Yrityskulttuuria on myös se, että toimintatavoista otetaan koppia ja perehdytetään uudet ihmiset talon tapoihin. Asiakaspalvelussa pienet teot, esimerkiksi asiakkaan huomiointi heti saapuessa, voivat vaikuttaa pitkälle yrityskulttuuriin. Näiden asioiden opettaminen uusille työntekijöille on talon tapojen opettamista ja niistä syntyy yrityksen tarinat.

Tuntevatko yrityksen työntekijät olevansa merkityksellinen osa yritystä? Kulkevatko viestit yrityksessäsi, vai hukkuvatko ne sähköpostin joukkoon? Valitse oikeat kanavat viestiä työntekijöille teidän yrityksessänne. Tee tärkeistä asioista vaikka A4 kahvipöydälle ja vielä tärkeimmistä käy teippaamassa se sosiaalitilojen oveen.

Toimiiko teillä työntekijöiden kuunteleminen, onko yhteiset pelisäännöt sovittu vaikkapa johdon tavoittamiseksi? Tulevatko työntekijät kuulluksi? Onko työntekijöillä mahdollista kehittyä ammatillisesti ja kehitetäänkö yrityksen toimintaa säännöllisesti? Yrityskulttuurin johtamiseen liittyy myös työntekijöistä välittäminen ja huolehtiminen heidän tarpeistaan. Tunne siis työntekijäsi.

Mikroyrityksissä ja yhden henkilön yrityksissä yrityskulttuuri on yhtä kuin henkilö itse. Silloin sinun päivittäiset toimintatavat ja asiakaskohtaamiset sekä nettinäkyvyys muodostavat sinun yrityskulttuurisi.

Toimintakulttuuria ei voi yksikään yritys kopioida, vaan se muotoutuu jokaisessa yrityksessä omanlaisekseen. Jokaisella yrityksellä on kulttuuri ja sitä pitää johtaa. Yrityskulttuuri on itse asiassa strategiaa vahvempi. Kannattaa myös huomata se, että hyvään suuntaan yrityskulttuuri muuttuu todella hitaasti. ja se vie jopa vuosia. Mutta huonoon suuntaan se muuttuu nopeasti.

Digiturvataidot yrityksen ja työntekijöiden tukena arjessa

Teksti Päivi Dahl

Mikro- ja pienyritysten kiireisessä arjessa on usein vaikeaa kiinnittää huomiota pieniin seikkoihin, jotka voivat hidastaa ja haitata liiketoimintaa. Digiturvaviikko on hyvä hetki pysähtyä miettimään oman yrityksen digiturvallista toimintaa.

Yrityksessä ei yksistään riitä, että sillä on toimivat nettisivut ja asiakas saa sieltä toivomaansa apua. Digiturva on ennen kaikkea tekoja. Yrityksessä kannattaa varmistaa, että sen käyttämät ohjelmat (ml. sähköposti) ovat turvallisia.

Digiturvallisuus lähtee meistä jokaisesta. Käytä tarpeeksi vahvoja salasanoja ja erilaisia jokaisessa ohjelmassa, joka niitä vaatii. Ole tietoinen millaisia vaaroja verkossa on. Älä avaa sähköpostia, joka epäilyttää, jos siinä on kirjoitusvirheitä tai se tulee jostakin erikoisesta osoitteesta. Älä klikkaa outoa linkkiä. Tarvittaessa soita yritykseen joka sinua lähestyi ja varmista asia, tuliko yhteydenotto heiltä. Käytä kaksivaiheista tunnistautumista eri sovelluksiin.

Digitaidot ovat osa etä- ja hybridityön turvallisuutta ja kaikki lähtee sinusta. Kuva Pixabay

Toinen asia ovat sellaiset tilanteet, joissa joku hakkeri murtautuu yrityksen tietoihin ja käyttää niitä sitten vaikka kiristykseen. Tällöin on kyseessä tietoinen haitanteko yritykselle ja sen toiminnalle. Näitä on lähes mahdotonta estää, mutta näistäkin kannattaa olla tietoinen ja siksi yritysten tietojen suojaaminen on todella tärkeää.

Parasta varautumista yrityksessä on pitää työntekijöiden digiturvataidot kunnossa ja jakaa uusinta tietoa. Yrityksen näkökulmasta kannattaa siis kouluttaa henkilöstöä.

Digi- ja väestötietovirasto DVV – tuottaa uusinta tietoa kansalaisille ja yrityksille maksutta, ota seurantaan mm. https://dvv.fi/digiturvatilaisuudet.

Huomionarvoista on myös, että älä luota liikaa omiin taitoihin, vaan uskalla kysyä apua! Kyseenalaista ja kysy kaverilta apuja! Muista myös auttaa ikäihmisiä digiturvalliseen tekemiseen netissä ja ole tukena. Jaa tietoa myös omassa työyhteisössä eteenpäin digiturvallisuudesta.

Etätyön valmennuksilla lisää digitaitoja yrityksiin

Teksti: Päivi Dahl

Kajaanin ammattikorkeakoulu (KAMK) tarjoaa syksyn ja talven aikana kainuulaisyrityksille maksuttomia etätyöosaamisen tasoa kehittäviä valmennuksia. Valmennukset ovat jatkoa PIKA Kainuu -hankkeessa keväällä järjestetyille työpajoille, joissa yrityksistä kartoitettiin etätyön kehittämis-tarpeita. Valmennuspaketit (moduulit) on suunniteltu vastaamaan suoraan yritysten tarpeisiin.

Valmennuksissa saadaan hyvä käsitys siitä, miten teknologia tukee etätyöskentelyä, sekä saadaan vinkkejä työhyvinvoinnin kehittämiseen etätyöskentelyssä.

Valmennuksilla vahvistetaan yritysten henkilöstön etätyötaitoja ja digitaalista osaamista sekä tuetaan yrityksen johdon ja esihenkilöiden johtamistaitoja. Valmennusten avulla tuetaan yrityskulttuurin muutosta ja yrityksen vetovoimaisuuden kasvamista. Yrityksen valmius rekrytoida työntekijä etätyöhön madaltuu.

PIKA -valmennuskokonaisuus sisältää valmennusta yritysten johdolle ja henkilöstölle. Kokonaisuus muodostuu yhteensä kahdeksasta (8) moduulista, joista kaksi toteutetaan webinaarisarjana: työhyvinvoinnin ja etäteknologian verkkoluentosarjat.

Syksyllä toteutetaan moduulit: Itsensä johtaminen, Onnistu verkkokokouksissa ja Viesti vaikuttavasti verkossa -moduulit sekä työhyvinvoinnin webinaarisarja. Näiden lisäksi järjestetään yksi vierailupäivä etätyötilaan Kainuussa. Kevään 2023 valmennuspaketit esitellään myöhemmin syksyllä.

Valmennuksia toteutetaan elo – maaliskuun välisenä aikana. Puolen vuoden kuluessa yritysten johdon ja henkilöstön on mahdollista syventää omaa osaamistaan sekä saada lisää uutta tietoa etätyön ja oman jaksamisen tueksi.

Valmennukset ovat yrityksille maksuttomia, yritysten panos on valmennuksiin käytetty aika. Yrityksistä valmennuksiin voi osallistua useampikin henkilö ja valmennusmoduulit kerryttävät yrityksille de minimis -tukea.

Projektipäällikön 7. hankekatsaus – asiakaskokemuksen muodostuminen

Teksti Päivi Dahl

Kuluneen elokuun aikana olemme pohtineet hanketiimissä sitä, millainen asiakaskokemus on vaikuttava ja saisi yritysten henkilöstöä lähtemään mukaan valmennuksiin.

Luottamuksen synnyttäminen on ensimmäinen asia. Kun kaksi toisilleen ennen tuntematonta kohtaa, niin keskustelun perusteella on tarkoitus saada selville, millainen tyyppi siellä on vastassa.

Hanketyössä täytyy ensin projektipäällikön saada aikaiseksi luottamus asiakkaisiin eli yrityksiin. Tämä tapahtuu usein lähettämällä sähköpostia toimitusjohtajille tai yrityksen info-sähköpostiin tai mielellään molempiin. Lisäksi projektipäällikkö soittaa ”kylmiä puheluita” toimitusjohtajille ja pyrkii pääsemään puhelimessa asian ytimeen. Lisäksi voidaan sopia vaikka Teams-näköpuhelu tai yrityskäynti, jossa päästään tarkemmin keskustelemaan yrityksen etätyön kehittämisestä ja hankeen valmennuksista. Nämä kaikki toimet pyrkivät lisäämään luottamusta ja luotettavuutta.

Viestinnän tyyli ja tiheys vaikuttavat luotettavuuteen. Hankeviestinnässä sähköpostiviestien sisällöt tulee kohdentaa niin, että tekstistä selviää heti alussa, mistä on kyse ja mitä tarjotaan. Myös tyylin tulee olla helposti lähestyttävä ja ymmärrettävä. Jos on tarkoitus saada yrityksen muutakin henkilöstöä mukaan kuin toimitusjohtajia, niin silloin se täytyy kirjoittaa auki tekstiin, että viestistä voi keskustella muun henkilöstön kanssa ja koskee myös koko yrityksen henkilöstöä.

Tämän jälkeen vielä kannattaa soittaa yritykseen ja kysellä sähköpostin perään: – Huomasittehan, että lähetin teille eilen klo 14.22 sähköpostin? Ja sitten juttu jatkuu saadun vastauksen perusteella keskustellen. Joka tapauksessa aina kun puhelun saa käyntiin, niin lopputulema voi olla joko miellyttävä asiakaskokemus tai sitten ei.

Asiakaskokemus syntyy vuorovaikutuksesta. Projektipäällikön keskustelukykyisyys herättää joko luottamusta yritysten päässä tai sitten liian tiheä sähköpostimarkkinointi voi kariuttaa asian etenemisen.

Asiakaskokemukseen vaikuttaa myös digitaalinen ympäristö. Jos hankkeessa tarjotaan valmennusta tai koulutusta jne., niin täytyy pohtia onko se helposti tavoitettavissa ja saavutettavaa sekä yksinkertaista asiakkaan käyttää. Ammattikorkeakoulussa meillä on mahdollisuus käyttää erilaisia verkkokokousjärjestelmiä vaikkapa lyhytkestoisiin tilaisuuksiin. Ne eivät välttämättä kuitenkaan tuota pitempikestoisissa toteutuksissa toivottua lopputulosta.

Ammattikorkeakoulun järjestämissä, yritysasiakkaille suunnatuissa valmennuksissa, koulutuksissa sekä tilaisuuksissa on yleensä aina taka-ajatuksena, että niistä osallistujat saisivat jonkinlaista oppia tai uutta tietoa mukaansa. Tässä törmätään jälleen asiakaskokemuksen tuottamiseen ja tiedon lähteille pääsemiseen eli digitaaliseen ja helppoon oppimisympäristöön.

Hyvän asiakaskokemuksen tuottamiseen liittyy myös osallistujien jatkuvan oppimisen mahdollistaminen. Tätä puolestaan tukee ajasta ja paikasta riippumattoman sisällön tuottaminen. Tälle tulisi kuitenkin olla jonkinlainen alusta tai oppimisympäristö, joka toimisi myös saman periaatteen mukaisesti eli olisi saatavilla 24/7/365.

Hanketoiminnassa ei välttämättä toimi samat ratkaisut kuin oppilaille tuotetuissa opintojaksoissa. Tässä törmätään myös tekniikkaan ja IT-tukeen sekä erilaisiin statuksiin, joilla esim. verkkokokousjärjestelmissä toimitaan. Mutta siitä voisin kirjoittaa toisen blogin, sellainen mielenkiintoinen maailma se on!

Millaisia kokemuksia sinulla on onnistuneista koulutus- tai valmennuskokonaisuuksista? Mikä niistä teki sellaisen, että sinulle jäi miellyttävä asiakaskokemus? Kerro niistä kommenteissa!

Etätyöstä hybridityöhön – mikä muuttuu?

Teksti: Päivi Dahl

Työyhteisön työkulttuuri on jälleen muutoksessa. Yrityksissä pohditaan muun muassa: Tehdäänkö etätyötä ja lähityötä samaan aikaan? Miten esihenkilö johtaa sekä etänä että läsnä? Poikkeaako johtaminen etätyössä tavallisesta johtamisesta? Työnantajat miettivät voidaanko etätyön käytänteistä sopia jopa tiimitasolla vai tarvitaanko kirjalliset sopimukset edelleen esihenkilön ja työntekijän välillä.

Niissä yrityksissä, joissa etätyö on ollut mahdollista, ollaan siirtymässä etätyöskentelyssä uuteen malliin eli työntekijöitä houkutellaan jälleen tulemaan toimistoille. Miten työntekijöiden saaminen takaisin toimistoihin onnistuu?

Yrityksissä mietitään, tarvitaanko erillisiä työpisteitä ja voidaanko jopa luopua osasta toimitiloista. Kysymys voi olla myös siitä, että täytyykö yrityksessä kiinnittää erityistä huomiota työympäristöön, jotta henkilöstö viihtyy lähitöissä? Voidaanko toimitiloja kehittää siihen suuntaan, että ne olisivat houkuttelevat ja joissa henkilöstö viihtyisi. Voidaanko työympäristöratkaisuilla vaikuttaa jopa yhteisöllisyyteen ja työkulttuuriin? Miten tämä vaikuttaa yrityksen työyhteisöön ja yhteistyöhön?

Työterveyslaitoksen toteuttaman tutkimuksen (2022) mukaan etätyötä on tehty erityisesti mm. ohjelmistoalalla sekä vakuutus- ja kiinteistöalalla sekä aloilla, joissa henkilöstöllä on valmiiksi hyvät digivalmiudet. Etätyöntekijöistä osa haluaa jatkaa työskentelyä samalla tavalla, koska ehkä he ovat löytäneet oman tavan toteuttaa itseään pystyvät johtamaan itseään jokapäiväisessä ahertamisessa. Osa työntekijöistä ja johtajista kenties odottaa, että pääsee jälleen näkemään ja kohtaamaan oikeasti työkavereitaan. Tutkimuksen mukaan suurin osa haluaisi yhdistää etä- ja lähityötä.

Työnantajalla on oikeus päättää mitä, missä ja millä välineillä työtä tehdään. Tämä perustuu työnantajan työnjohto-oikeuteen ja pätee myös etätyön tekemiseen. Kun yrityksessä pohditaan etä- ja lähityön yhdistämistä ns. hybridimalliin, niin työnantajat joutuvat pohtimaan näiden työmuotojen toteuttamisen lisäksi miten voidaan tukea työntekijöiden työhyvinvointia ja edistää työpaikan yhteisöllisyyttä. Tässä tulee myös muistaa, että etätyön tekeminen perustuu aina vapaaehtoisuuteen eli työnantaja ei voi määrätä työntekijää etätyöhön. Komennukset ovat jo toinen asia.

Henkilöstö voi murehtia etätyön tuoman ajansäästöjen menettämistä työmatkoihin tai työrauhan loppumista. Voidaanko työyhteisössä keskustella etätyön hyvistä ja huonoista puolista ääneen? Millaiseksi yhteisömme on ”vaihtunut” pitkän etätyöskentelyn aikana, uskalletaanko olla ihmisiä ihmisille?

Etätyöstä siirtyminen työn uudelleen järjestämiseen osittain työnantajan toimipisteellä tapahtuvaksi tulee aina keskustella yhdessä henkilöstön kanssa. Hybridityöhön siirtymiseen tarvitaan totutteluaikaa, ja kannattaa muistaa, että siitä on myös hyötyjä esim. työyhteisön sosiaalisen pääoman vahvistuminen.

Projektipäällikön 4. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Huhtikuu hurahti vauhdilla, ehkä osin pääsiäisen vaikutuksesta, koska työpäiviä oli pari normaalia vähemmän. Hanget ovat vajuneet, mutta vielä ei ole aika rapsutella nurmikoita ainakaan Kajaanissa. Vappunakin vihmoi räntää.

Työpajoja järjestettiin huhtikuussa kaksi. Ensimmäisen pajan teemana oli sosiaalinen pääoma ja vuorovaikutus. Avataan sosiaalista pääomaa : Onko yrityksessämme korkea sosiaalinen pääoma? Jos näin, niin se heijastuu mm. hyvänä ilmapiirinä, henkilöstön työtyytyväisyytenä sekä innovointina. Mutta jos yrityksessä on alhainen sosiaalinen pääoma, niin siitä kertoo esim. lopettamis- tai eläköitymisaikeet tai se näkyy huonona ilmapiirinä.

Nyt kun työyhteisöissä siirrytään etätyöstä hybridityöhön, niin voidaan törmätä tilanteeseen, etteivät kaikki enää halua palata konttorille. Yrityksissä on jälleen pysähdyttävä pohtimaan sosisaalisen pääoman tasoa eli omaa toimintakulttuuria, mitä sille on mahdollisesti tapahtunut viimeisten kahden vuoden aikana.

Väitän, että useissa työyhteisöissä etätyön myötä on vuorovaikutus muuttunut jollakin tapaa. Kun ollaan tekemisissä pääasiassa verkon ja tietokoneen ruudun kautta, niin se jo itsessään heikentää sanattoman viestinnän osuutta. Jos palavereissa ei viitsitä edes kameraa avata, niin mielestäni silloin jo kannattaisi vakavasti pohtia, mikä on mennyt yrityksen viestinnässä vinksalleen.

Toin työpajassa esille Filosofian Akatemian asiantuntijan Miia Järvilehdon neljä työkalua, joilla voidaan vaikuttaa etä- ja hybridityössä vuorovaikutukseen. Ne ovat 1) dialogi, 2) kuuntelu, 3) arvostava lähestymistapa ja 4) aito läsnä olo. Lue tarkemmin työkaluista Järvilehdon blogista.

Huhtikuun lopulla työpajassa käsiteltiin tiimi- ja itseohjautuvuutta. Millainen on turvallinen tiimi? Miten tunteet vaikuttavat työhön? Tässä päädyttiin siihen, että jälleen kyse on paljon vuorovaikuksesta ja yrityksen viestintäkäytänteistä. Mistä työyhteisössä puhutaan, miten puhutaan, kuka puhuu, kuka ei. Miten asioista keskustellaan, jos keskustellaan?

Olemme kaikki kuitenkin viestinnän tuottajia, kuluttajia ja jakelijoita, niin oma käyttäytymisemme näissä rooleissa vaikuttaa siihen, millaista kulttuuria luomme työyhteisöön!

Itseohjautuvuus voidaan käsittää niin yksilön kuin tiimin taidoksi. Mutta yksilön ollessa itseohjautuva se ei poista esihenkilön vastuuta työnjohdosta! Ei tehdä oletuksia, vaan kysytään suoraan: ”Mitä sinulle kuuluu?” Ajatusten sanoittaminen ääneen korostuu voimakkaasti etätyössä niin työntekijöiden osalta kuin myös yrityksen johdon ja esihenkilöiden osalta.

Muistetaan ottaa dialogi käyttöön ja kuunnellaan mitä toisella on sanottavaa. Kohdataan aidosti ja annetaan aikaa vuorovaikutukselle.

Näiden teemojen käsittelyä jatketaan syksyllä valmennuksissa! Eli huhtikuussa on myös aloitettu valmennuspakettien suunnittelu ja elokuun 17. päivä järjestetään KICK OFF -verkkotilaisuus, jossa sisällöt esitellään ja kerrotaan kuinka voit pääset varaamaan yrityksellesi paikan valmennuksiin. Ilmoittaudu nyt jo mukaan!

Hankkeessa on edelleen huhtikuussa onkia viritelty veteen, ja soitettu yrityksiin. Muutamia uusia potentiaalisia yrityksiä on jututettu ja sähköpostia on lähetetty. Jos tiedät etätyön kehittämisestä kiinnostuneita yrityskavereita, niin vinkkaa tästä hankkeesta ja kehota ottamaan yhteyttä matalalla kynnyksellä.