Teksti: Päivi Dahl
Osallistuin Työterveyslaitoksen webinaariin Ajanhallinta asiantuntijatyössä ja nostan siitä nyt esiin muutamia havaintojani.
TTL:n erityisasiantuntija Kirsi Yli-Kaitala (2022) avasi vuonna 2018 tehdyn Työolotutkimuksen tuloksia. Tutkimuksessa ajankäytön haasteeksi nousi mm. työssä koettu kiire, jota naiset kokevat enemmän kuin miehet. Kiireeseen vaikuttavat mm. tiukat aikataulut, työn keskeytykset (puhelin, pikaviestimet jne.), liian monta samanaikaista työtehtävää ja tunne siitä, ettei ehdi paneutua tehtäviinsä.
Näistä voi aiheutua myös sitä, että työasiat pyörivät mielessä vapaa-ajalla. Eli työn teon olosuhteet voivat johtaa ns. multitaskaamiseen ja keskittymisvaikeuksiin.
Yli-Kaitala nosti esiin sen, että etätyössä tarvitaan uusia toimintatapoja ja pelisääntöjä. Tämä johtuu siitä, että kun asioita ei hoideta kasvotusten, niin ongelmia voi kasautua. Myös viestien ja kanavien määrä lisääntyy ja digikokoukset kuormittavat. Keskeytysten määrää täytyy hallita myös etätyössä ja taukojen merkitys korostuu.
Etätyöstä on havaittu, että se oi myös kuormittaa ja sitä kautta uhata jopa työhyvinvointia. TTL:n Miten Suomi voi -tutkimuksessa (2022) on havaittu, että työn imu ja työtyytyväisyys ovat laskeneet sekä työuupumusoireet kasvaneet vastaajien iästä riippumatta. Sama tutkimus kertoo sen, että parhaiten voidaan hybridityössä, jossa saadaan sosiaalista tukea, nähdään ja luotetaan työkavereihin ja opitaan myös uusia asioita.
Työajanhallinta ei ole vain yhden ihmisen, työntekijän vastuulla, vaan se on sosiaalinen prosessi. Siihen vaikuttaa niin organisaation kuin yrityksen käytänteet, rakenteet ja normit. Nämä luovat kehikon, jossa ajanhallintaa järjestetään.
Muuttuva työ, työn ja tehtävien sirpaloituminen, pakottaa yritykset ja organisaatiot pohtimaan ajankäyttöä uudestaan yhdessä työntekijöiden kanssa. Ratkaisuja tulee etsiä kaikilla organisaation tasoilla; koko yrityksen, johtamisen, työyhteisön ja asiantuntijoiden tasoilla. Yksi olennainen asia on priorisointi, eli asioiden asettaminen tärkeysjärjestykseen.
”Yksikään ajanhallinnan menetelmä ei takaa sitä, että asiantuntija saa kaiken valmiiksi, jos työtä on liikaa.” – Kirsi Yli-Kaitala (2022) webinaarissa.
Jokaisessa organisaatiossa tulee keskustella ja sopia yhteisistä pelisäännöistä ajankäyttöön ja tavoitettavuuteen eli vuorovaikutukseen ja viestintään. Täytyy luoda psykologinen turvallisuuden tunne työyhteisöön. Sitten voidaan jopa vahvistaa työtyytyväisyyttä.
Webinaari pidettiin 16.3.2022 ja se oli osa Työterveyslaitoksen Opi verkossa -webinaarisarjaa.