Etäjohtaminen – PIKA Kainuu

Projektipäällikön 15. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Etätyön kehittämisen hankkeessa olen päässyt tekemään monenlaisia asioita, jotka poikkeavat normaalista amk-lehtorin arjesta. Viimeiset puolitoista vuotta ovat hurahtaneet nopeasti, mutta työntäyteisesti.

Ensinnäkin hanke-/projektityöskentely ei ollut minulle tätä ennen tuttua, mutta nyt olen ymmärtänyt millaista työtä se on. Ajatukset tulee kääntää hankkeen sisältöön, ja hankesuunnitelmaan kirjoitettua suunnitelmaa toteutetaan käytäntöön eri tavoin. Tarvitaan kommunikaatiota ja viestintää, hankkeen sisällön sisäistämistä sekä avaamista muille.

Yrityskentälle suunnattu hanke edellyttää, että puhelimeen tartutaan ja jutellaan yritysten edustajien kanssa, käydään kertomassa hankkeesta paikan päällä ja pidetään yhteyttä jollakin tavalla eli kerrotaan aktiivisesti mitä hankkeessa tehdään. Tähän on käytetty hankkeen nettisivuja, sosiaalisen median kanavia, puhelinsoittoja sekä sähköpostia, jota on lähetetty yrityksiin runsain mitoin.

Toinen seikka on yhteys rahoittajaan – kannattaa rohkeasti kysyä asiantuntijoilta hanketeknisiä neuvoja, koska hankkeen rahoitusinstrumentti asettaa hankkeen toteutukseen omia vaatimuksia ja reunaehtoja. Kysyvä ei tieltä eksy – pätee hanketyöskentelyssäkin.

Ennakointi korostuu hanketyöskentelyssä monin tavoin. Rahoituksen saamisen ehtona yleensä on, että jos hankkeessa tehdään hankintoja eli ostetaan jotakin, niin täytyy kysyä tarjoukset vähintään kolmelta eri toimittajalta tai myyjältä. Olen huomannut, että seuraava ”peliliike” tulee olla jo jollakin tavalla selvillä tai selvityksessä heti, kun yhden asian olet saanut maaliin. Jos vaikkapa järjestetään koulutuksia tiettynä päivänä, ja koska hankintasääntöjen mukaan täytyy kysyä tarjoukset usealta, niin täytyy huomioida tarjouksen käsittelyyn (hankintalupa, kirjoitus, lähetys, vastauksien käsittely, päätös ostosta, hankintaesitys, päätös hankinnasta, tilaus ja toimitus) menevä aika, joka on vähintään kolme, mielellään viisi-kuusi viikkoa ennen h-hetkeä. Kaikki kannattaa ja pitää dokumentoida mielellään kirjallisesti, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata.

Ammattikorkeakoulun toteuttamassa hankkeessa olen päässyt pohtimaan myös hanketyöskentelyn, yrityskentälle suunnatun hankkeen ja opiskelijoiden koulutuksen eli opetuksen, mahdollisia yhtymäkohtia. Tässä on havaittu, että hankesuunnitelmiin voitaisiin kirjoittaa mahdollisia opetukseen ja työelämään liittyviä kosketuskohtia, mutta hanketeknisesti usein ne kaatuvat ra(j)hoitusinstrumentin asettamiin ehtoihin ja tulkintoihin. Hankesuunnitelmavaiheessa ei pystytä ennakoimaan ihan kaikkea, koska toisaalta täytyy myös jättää väljyyttä toteutukseen ja mahdollisiin muutoksiin.

Toisaalta ne yhtymäkohdat voivat kaatua myös siihen, että opetussuunnitelmat ja opetusresurssit lukukausille tehdään hyvissä ajoin ja toisaalta hankesuunnittelussa joudutaan odottelemaan rahoituksen varmistumista joskus kauankin. Tällöin ollaan olemisensietämisen keveyden välitilassa hyvä tovi, ennen kuin päästään hanketta/projektia käynnistämään. Ja jos tämä käynnistys sattuu lukukauden keskelle, niin opettajaresurssia on vaikea irrottaa hankkeeseen. Toki hankesuunnittelun yhteydessä tulee jo keskustella ja varata ennakkoon opettajien resursseja, mutta opetustyö priorisoituu etusijalle.

Kolmanneksi on tärkeää, että ympärillä on hyvä tiimi, joka tukee tarvittaessa ja jonka puoleen voi kääntyä ja keskustella yhdessä hankkeessa eteen tulevista ratkaisuja vaativista päätöksistä.

PIKA hanketiimi -etäryhmäkuva Teamsissa.

On ollut ilo saada tehdä tätä etätyön kehittämisen hanketta konkreettisesti etätyötä tekevien kanssa, näin olemme päässeet omassa tiimissä perin juurin ymmärtämään yritysvalmennuksien oppeja. Tästä hyvänä esimerkkinä olivat säännölliset projektitiimin palaverit, joiden aluksi juttelimme vaikkapa kunkin sijaitipaikkakunnan säätilasta, ennen kuin menimme niin sanotulle asialistalle. Kameroiden aukipitäminen vahvistaa yhteistyötä ja auttaa verkkokommunikaatiossa.

Hyvä tiimi tukee niin etä- kuin opetustyössä. Kommunikaatio, keskustelu ja avoin dialogi auttavat aina elämässä eteenpäin.

Hyvää kesää kaikille!

Projektipäällikön 13. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Hankkeen valmennuspilottijakso päättyi maaliskuun lopussa ja kirjoitin sen johdosta blogitekstin Etätyön valmennuspilotti päättyi. Siinä kokoan jo yhteen saldoa valmennuksista sekä muista hankkeessa saavutetuista tuloksista.

Viimeinen valmennuskerta 29.3. oli kokoava webinaari valmennuksista ja siinä yhteydessä tutkija Jari Järviluoma esitteli kainuulaisille yrityksille suunnatun työhyvinvointi tutkimuksen tuloksia. Tästä kirjoitin blogin Kainuulaisissa yrityksissä etäjohtaminen toimii paremmin kuin vuosi sitten.

Etätyön kehittämisen PIKA Kainuu -hankkeessa rakennan parhaillaan verkko-opintopakettia avoimen amk-tarjottimelle. Siinä on oma työnsä, mutta tärkeästä aiheesta on hyvä saada tärkeimmät asiat tiivistetysti esille tukemaan yritysten omatoimista jatkuvaa oppimista.

Hankkeessa riittää vielä hankehallinnointia, erilaisten lomakkeiden käsittelyä sekä ohjausryhmän kokouksia. Nämä vaativat tietojen keräämistä, analysointia sekä istumista ja jalostamista raportteihin. Lisäksi kokoamme yhteisjulkaisua hankkeen teemoista ja siihen liittyy artikkelitekstien oikolukua sekä myös kirjoittamista.

Kaikessa tässä täytyy muistaa myös nauttia kauniista keväästä, seurata lumihankien sulamista ja muistaa tauottaa kirjoittamista sekä istumista. Etätyöhön uppoutuminen on toisaalta kivaa, mutta aivot tarvitsevat taukoja. Välillä tuntuu, että suutarin lapsella ei ole kenkiä ja saatu oppi kaatuu kuin vesi hanhen selästä pois päin.

Eli joka päivä täytyy muistaa pitää järki mukana työssäkin ja ohjakset tiukalla, jottei hepo karkaa käsistä. Tällä tarkoitan, että omasta työhyvinvoinnista etätyössä voit vain sinä itse huolehtia ja on se myös työnantajan etu, että etätyössäkin voidaan hyvin.

Hanketyössä olemme nyt siinä vaiheessa, että ke 3.5. järjestämme loppuwebinaarin Mikä muuttuu etätyössä? Verkkotilaisuudessa vedetään vielä yhteen hankkeen valmennukset sekä hankkeen tulokset. Lisäksi saadaan etä- ja hybridityön asiantuntijan näkökulma teemaan: Mikä muuttuu etätyössä?

Mikäli kiinnostuit, niin katso ohjelma ja ilmoittaudu mukaan tästä. Tervetuloa linjoille!

Etä- ja hybridityön pelisäännöt rakennetaan yhdessä

Teksti Päivi Dahl

Nopeasti muuttuvat toimintaympäristöt haastavat yritysten perinteiset toimintamallit. Työyhteisöjen työn tekemistapojen turbulenssissa emme voi hukata työntekijöitä. Pelisääntöjä tulisi olla, mutta monessako yrityksessä niistä todella puhutaan ja keskustellaan yhdessä?

Puhumattomat ja auki kirjoittamattomat säännöt ja ohjeet ovat oletuksia. Sitten kun ne kirjoitetaan tai konkretisoidaan käytäntöön, niistä tulee yhteisiä pelisääntöjä. Miten tähän pisteeseen päästään?

Outi Sivonen nostaa esiin sen, että työuupumustutkimuksien perusteella ihmiset tarvitsevat työssään ja tehtävissään rakennetta ja selkeyttä. Tämä puolestaan johtaa siihen, että yrityksen missio ja arvopohja ovat jatkossa tärkeässä roolissa työkulttuurien muodostumisessa. (Sivonen 2022, 8 – 9.)

Kuvituskuva — Yrityksen pelisäännöt rakennetaan yhdessä. Kuva: Pixabay

Yllättävää tai ei, mutta kyse on hyvin pitkälti yrityksen sisäisestä viestinnästä ja vieläpä puhekulttuurista. Johtamisella vaikutetaan siihen, miten työntekijät kokevat voivansa ottaa asioita puheeksi, mistä voi viestiä ja miten. On tärkeää ymmärtää ketkä yrityksessä ottavat organisaation kannalta tärkeitä asioita puheeksi sekä mitkä tekijät joko kannustavat tähän tai estävät tällaista käyttäytymistä. (Sivonen 2022, 73.)

Sivonen viittaa amerikkalaiseen tutkimukseen, jossa on löydetty kolme syytä, miksi asioita joko otetaan tai jätetään ottamatta puheeksi. Asioiden esiin nostaminen riippuu yksilöstä itsestään – hänen persoonasta ja demografisista tekijöistä. Toiseksi asioiden esiin ottamiseen ja siihen, että tulevatko ne käsitellyiksi, vaikuttavat työntekijöiden asenteet. Kolmanneksi tähän vaikuttaa se, että tunteeko työntekijä tilanteessa olonsa turvalliseksi nostaa asioita käsittelyyn. Eli yrityksen johtamisen avoimuus vaikuttaa haluun ottaa asioita puheeksi. (Sivonen 2022, 73–74.)

Kun pelisääntöjä laaditaan, niin ensin täytyy pohtia, mikä on meidän yrityksen puhekulttuuri, kuinka meidän yrityksessä puhutaan asioista ja koetaanko meillä psykologista turvallisuutta, jotta voidaan yhdessä keskustella asioista. Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan sitä, että jokainen voi nostaa esille asioita pelkäämättä joutuvansa nolatuksi. Tämä johtaa siis siihen, että esihenkilöiden tulee ymmärtää erilaisia persoonia ja tarpeen mukaan uskaltaa puuttua työntekijän puheisiin, jos tällä on taipumusta vaikkapa vähätellä toisten ajatuksia.

Sivonen tuo esiin, että vaikeinta nykyisessä viestintämaailmassa on huomion saaminen. Hän korostaa, että esihenkilöiden tai yrityksen johdon on oltava riittävän nöyrä ottaakseen selvää, mikä ihmisiä kiinnostaa, ja riittävän viisas viestiäkseen ennakkoon niistä asioista, joka saattavat muuttua viesteistä katastrofeiksi, jollei niitä osata ennakoida. (Sivonen 2022, 79.)

On äärimmäisen tärkeää pyrkiä luomaan avoin ja kaikenlaisille keskusteluille turvallinen ilmapiiri. Tästä muodostuu yrityksen viestintäkulttuuri, joka mahdollistaa yhdessä etä- ja hybridityön pelisääntökeskustelun. Tässä keskustelussa kannattaa käydä monta kierrosta, koska yhdeltä istumalta ei välttämättä saada kaikkea sovittua. Väliin tarvitaan myös ajattelua ja pohdintaa. Tarvitaan työkulttuuria, jossa asioita edistetään dialogin – vuorovaikutteisen keskustelun – kautta.

Opetellaan puhumaan ja keskustelemaan. Kuunnellaan toisiamme ja tehdään yhdessä hyvä keskustelukulttuuri, joka myös vaikuttaa työilmapiiriin ja yrityskulttuuriin. Luottamus toisiimme ja keskustelukulttuurin toimivuuteen. Joko teillä tämä on kunnossa?

Käy lataamassa itsellesi työyhteisön pieni kirja luottamuksesta. Sen on tuottanut TTL:n työn ja työhyvinvoinnin kehittämisohjelma.

Lähde: Sivonen O. (2022). Yrityskulttuurit murroksessa. Inhimillinen työelämä ei rakennu pelkällä itseohjautuvuudella. Helsinki: AlmaTalent.

Aivoterveydestä kannattaa pitää huolta – multitaskaamisen aika on ohi!

Teksti Päivi Dahl

Ihmisten työssä uupumiseen vaikuttaa moni asia. Kysyttekö teidän työpaikalla toisiltanne mitä sinulle kuuluu? Uupumisen yksi tekijä voi olla liiallinen kognitiivisen ergonomian rasitus eli jos ei pidetä työpäivän aikana taukoja tarpeeksi, niin silloin ei tapahdu tarpeellista palautumista työpäivän aikana. Kiinnitetäänkö teidän työpaikalla huomiota työn tauotukseen?

Meidän työikäisten ja työssäkäyvien tärkein omaisuus on aivot ja sen olisi oltava myös pääasia! Yliopettaja, projektipäällikkö Kati Päätalon mukaan aivoterveydellä tarkoitetaan aivojen hyvinvointia, jota tukevat terveelliset elintavat. Näitä ovat muun muassa terveellinen ravinto, riittävä lepo ja liikunta sekä päihteettömyys ja aivojen sopiva haastaminen. Myös liiallista stressiä tulisi välttää.

Aivoterveys on jokaisen pääasia. Multitaskaamisen aika on ohi. Kuva Pixabay.

Aivo- ja mielenterveyden edistäminen työpaikoilla edellyttää yrityksen ylimmän johdon sitoutumista ja toisaalta työnantajat tarvitsevat tästä asiasta lisää tutkittua tietoa. Tiesittekö sen, että työ voi auttaa myös mielenterveyden häiriöstä toipumista?

Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työtekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä (Työturvallisuuslaki 738/2002). Eli työnantajan on ryhdyttävä toimenpiteisiin jos työympäristö aiheuttaa vaarantavaa kuormitusta työntekijöille. Tämä koskee myös liiallisen kognitiivisen ergonomian rasituksen havaitsemista. Työssä jaksaminen ja työhyvinvoinnin vahvistaminen tulee nostaa esiin kehityskeskusteluissa.

Aivokuormituksella – esimerkiksi uupumus, työstressi tai pitkittyneet negatiiviset tunteet- on myös todettu olevan näkyviä fysiologisia muutoksia aivotoiminnassa. Liika aivokuormitus aiheuttaa myös toiminnan-ohjaustoimintojen heikkenemistä eli esim. stressitilassa henkilön aivot menevät ikään kuin säästöliekille, jotta kuormitus vähenee.

Viimeisen kolmen vuoden aikana etä- ja hybridityöt ovat vaikuttaneet meidän työyhteisöviestintään. Virtuaalisessa työssä kun kohtaamiset ovat vähentyneet, meidän tulisi joka tapauksessa yrittää huomioida työkaverit ja heidän suoriutumisensa erilaisista tehtävistä. Mikrohuomioiminen ei maksa mitään, mutta sen avulla voidaan sanoittaa ja tehdä näkyväksi toistemme työ. ”Kiitos kun autoit minua, vaikka sinulla oli kiire tänään. Se merkitsi minulle hyvin paljon” tai ”Piristit meidän mielialaa iloisilla kommenteillasi”. Lyhyesti tiivistettynä aina kun arvostat toista, niin kerro se hänelle.

Oletko tullut ajatelleeksi, että sinäkin voit törmätä teknostressiin työssäsi? Kun tietokoneen nettiyhteys pätkii tai sovellukset tekevät sinulle temput kesken palaverin tai sisäänkirjautuminen ei onnistu. Tunnet ehkä hetkellistä suuttumusta teknologiaa kohtaan ja päätät heittää koneen lattialle. Tai joudut työssäsi ottamaan haltuun jonkin uuden sovelluksen, joka helpottaisi työtäsi jatkossa. Alussa voivat tunteet olla pinnassa, mutta kun asian oppii, niin teknostressi helpottaa.

Aivoterveyteen voidaan vaikuttaa työpaikalla muun muassa keskustelemalla ja havainnoimalla toimintaa. Toki työntekijän itse tulee rohkeasti ottaa asioita esille, esimerkiksi jos työpäivät tuntuvat olevan yhtä silppua, niin millaisin keinoin tähän saataisiin helpotusta? Onko työpaikalla kommunikointi sekä ohjeistukset selkeitä? Kehitetäänkö osaamista ja onko oppimiselle varattu aikaa? Työympäristön häiriöt, vaikkapa melu tai keskeytykset saattavat vaikuttaa aivoterveyteen heikentävästi.

Toisinaan kannattaa pysähtyä oman työhyvinvoinnin äärelle ja pohtia miten minä voin. Tällaisessa itsearvioinnissa voi käyttää tukena esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen tekemää maksutonta Kuormitusvaakaa oman kuormituksen ja voimavarojen arvioimiseen. Toisaalta oman työpäivän järjestämisessä esimerkiksi pyykkikonetekniikka toimii vallan hyvin työpäivän tauottajana. Työterveyslaitos on tuottanut palautumisen viikkokalenterin, josta voi ottaa vinkit jokaiseen viikkoon! Käy lataamassa omasi: Olennaistamisella uudistumista, palautumista ja työhyvinvointia – OLLAPPA | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Hyviä arkivinkkejä aivoterveyteen ovat muun muassa keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan, multitaskaamisen aika on ohi! Opettele uusia asioita vähän kerrallaan ja varaa niille aikaa kalenteriin. Sopikaa työpaikan käytänteistä yhdessä ja noudattakaa niitä. Kun kaikki tietävät pelisäännöt, niin aivoterveyden kannalta se on hyvä asia.

Informaatioergonomiaan vaikuttaminen on myös osa aivoterveyden vaalimista. Työtehtävien priorisointi ja jäsentely listojen avulla ja kokousten struktuurista sopiminen helpottavat muistikuorman keventämistä. Yhteisesti sovitut viestinnän käytännöt vaikuttavat tietotulvan vähenemiseen sekä keskeytyksettömän työn mahdollistaminen parantaa keskittymistä työhösi.

Tämän blogiteksti perustuu Aivoterveys webinaariin 1.2.23, jossa asiantuntijana toimi Kati Päätalo Oulun ammattikorkeakoululta, jossa hän toimii johtamisen ja työhyvinvoinnin edistämisen yliopettajana sekä projektipäällikkönä Kestävä aivoterveys -hankkeessa.

Yrityskulttuuri on kaikkien yhteinen asia

Teksti Päivi Dahl

Kolmen vuoden aikana työskentelyolosuhteissa on tapahtunut valtava muutos kun lähityöstä siirryttiin ensin etätyöskentelyyn eli ajasta ja paikasta riippumattomaan työtapaan, ja nyt opetellaan hakemaan tasapainoa työntekemiseen hybridimallilla. Yrityskulttuuri on hyvin useassa yrityksessä joutunut koetukselle.

Järjestimme yrityskulttuurin muutoksesta webinaarin, jossa asiaa meille avasi toimitusjohtaja Päivi Luoma Intotalosta. Hänen loistavan verkkoluennon sisällöstä tämä blogi sai aiheensa.

Mitä yrityskulttuuri oikeastaan on? Yrityskulttuuri on yrityksen asia. Ja se on myös kaikkien yhteinen asia. Yrityskulttuuri on tapa toimia arjessa!

Kiinnitetäänkö teillä huomiota onnistumisiin? Onnistumiskokemusten havaitseminen ja niistä puhuminen luovat myönteistä yrityskulttuuria ja se lisää ammatillisista itseluottamusta ja luo tulevaisuususkoa eteenpäin. Onnistumisten johtaminen aiheuttaa myönteisen kehän. Siksi juuri kiitosta kannattaa viljellä ja onnistumisia huomioida. Saat sitä mitä tilaat! Fredmund Malik on sanonut, että johtaminen on onnistumisen edellytysten luomista.

Yrityskulttuuri on muutoksessa. Kuinka luodaan työyhteisö toimivaksi nyt ja tulevaisuudessa?

Yrityskulttuuri muodostuu ajan myötä syntyneistä toiminta-tavoista ja se on kuin liima, joka sitoo ihmisiä yhteen työpaikalla. Seinillä on historia ja kulttuurin johtaminen on tarinoiden kertomista.

Tiedon dokumentointi on yrityksissä todella tärkeää. Oletko ajatellut, että kun konkarit lähtevät, niin he vievät paljon hiljaista tietoa mukanaan? Toisaalta silloin on mahdollista myös päivittää yrityksen toiminta-kulttuuria ja toimintaprosesseja. Merkitäänkö teillä pienet, mutta tärkeät asiat ylös yrityksen asiakasrekisteriin säännöllisesti?

Yrityskulttuuri voi imeä työntekijöitä tai sitten yrityksen ilmapiiri voi vaikuttaa toisin päin eli arvomaailmat kun eivät kohtaa, niin silloin voi työntekijä äänestää jaloillaan ja vaihtaa työpaikkaa. Onko sinun yritys hunajapurkki, joka houkuttelee työntekijöitä? Yrityskulttuuri toimii myös kilpailuetuna rekrytoinnissa. Pidä nettisivusi kunnossa, koska yrityskulttuuri muovautuu jo siellä!

Mieti muistatko ekan työpäivän nykyisessä työpaikassasi? Se kertoo paljon yrityskulttuurista ja siitä millaisen ensivaikutelman se luo uudelle työntekijälle. Yrityskulttuuria on myös se, että toimintatavoista otetaan koppia ja perehdytetään uudet ihmiset talon tapoihin. Asiakaspalvelussa pienet teot, esimerkiksi asiakkaan huomiointi heti saapuessa, voivat vaikuttaa pitkälle yrityskulttuuriin. Näiden asioiden opettaminen uusille työntekijöille on talon tapojen opettamista ja niistä syntyy yrityksen tarinat.

Tuntevatko yrityksen työntekijät olevansa merkityksellinen osa yritystä? Kulkevatko viestit yrityksessäsi, vai hukkuvatko ne sähköpostin joukkoon? Valitse oikeat kanavat viestiä työntekijöille teidän yrityksessänne. Tee tärkeistä asioista vaikka A4 kahvipöydälle ja vielä tärkeimmistä käy teippaamassa se sosiaalitilojen oveen.

Toimiiko teillä työntekijöiden kuunteleminen, onko yhteiset pelisäännöt sovittu vaikkapa johdon tavoittamiseksi? Tulevatko työntekijät kuulluksi? Onko työntekijöillä mahdollista kehittyä ammatillisesti ja kehitetäänkö yrityksen toimintaa säännöllisesti? Yrityskulttuurin johtamiseen liittyy myös työntekijöistä välittäminen ja huolehtiminen heidän tarpeistaan. Tunne siis työntekijäsi.

Mikroyrityksissä ja yhden henkilön yrityksissä yrityskulttuuri on yhtä kuin henkilö itse. Silloin sinun päivittäiset toimintatavat ja asiakaskohtaamiset sekä nettinäkyvyys muodostavat sinun yrityskulttuurisi.

Toimintakulttuuria ei voi yksikään yritys kopioida, vaan se muotoutuu jokaisessa yrityksessä omanlaisekseen. Jokaisella yrityksellä on kulttuuri ja sitä pitää johtaa. Yrityskulttuuri on itse asiassa strategiaa vahvempi. Kannattaa myös huomata se, että hyvään suuntaan yrityskulttuuri muuttuu todella hitaasti. ja se vie jopa vuosia. Mutta huonoon suuntaan se muuttuu nopeasti.

Itsensä johtaminen on tärkeä taito

Teksti Päivi Dahl

Oletko joskus jäänyt pohtimaan, miksi tuo kaveri käyttäytyi noin minua kohtaan ja miksiköhän hän sanoi minulle noin? Oletko kenties joskus itse jäänyt miettimään jotakin tilannetta, miksi minä itse käyttäydyin tai sanoin noin toiselle?

Silloin on se hetki, kun tulet asian äärelle. Ryhdyt pohtimaan eli reflektoimaan, mistä oikein on kysymys. Kun sinulle tulee halu ymmärtää omia ja toisten käyttäytymismalleja sekä tunteita, niin se on alkupiste itsensä johtamiselle.

Itsensä johtaminen on uskoa siihen, että voi vaikuttaa omaan elämäänsä. Meidän on hyvä osata johtaa omia ajatuksiamme, tunteitamme ja tahtoa itsereflektion ja tiedostamisen kautta. Yksi tärkeä asia itsensä johtamisessa on oman toiminnan havainnointi.

Ajattelukin on taito, jota voimme kehittää. Jos ajatukset jäävät kiertämään kehää, niin vaihda ympäristöä ja suuntaa huomiota muualle. Käy vaikka kävelylenkillä ja yritä löytää positiivisia, myönteisiä asioita.

Omien arvojen selkeyttäminen ja tunteminen on perusta itsensä johtamiselle. Lisäksi tarvitaan rakentavan ajattelun keinoja, tunteiden tunnistamista, ymmärtämistä ja säätelyä. Tunteet vaikuttavat meidän mieleemme, kehoomme ja arvoihimme. Meillä on kehossamme tunne- ja elämänkaari muisti ja kehomme kertoo meille tunteesta enemmän kuin sanat. Tunteita ymmärtämällä pääsemme itsetuntemuksen lähteille.

Hyväksy omat tunteesi ja pysähdy niiden äärelle. Yritä analysoida mistä se nousee ja mitä se kertoo. Muista että tunne ei ole yhtä kuin sinä. Lopulta päästä tunne menemään ja jatka uusiin asioihin.

Tunnelukkoja kannamme mukanamme lapsuudesta saakka, mutta itsensä johtamisen ja itsensä tuntemisen myötä meillä on mahdollista pysähtyä niiden kohdalle ja muuttaa omaa käytöstämme tai toimintatapojamme. Saatat esimerkiksi jossakin tilanteessa tunnelukon vaikutuksesta jähmettyä, tai pyrkiä välttämään tilannetta tai hyökkäämään. Pyri näkemään lapsuuden vaikutus nykyhetkessä, näin pääset tunnelukon alkujuurelle. Kun ymmärrät, että tunnelukkoja voi muuttaa, niin kasvat vastuulliseksi aikuiseksi.

Itsensä johtamisessa on hyvä tiedostaa, että elämässä meille tulee jossakin vaiheessa kriisejä. Ne voivat olla isoja tai pieniä, mutta kun tiedämme ja tiedostamme, että niistä voi selviytyä, niin se jo auttaa. Itsestä ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen jo ennen kriisiä auttaa meitä selviytymään vaikeistakin tilanteista. Riittävä uni, ravinto ja fyysinen aktiivisuus ovat perusta, joka meitä kannattelee. Myös sosiaaliset suhteet ja se, että uskaltaa jakaa ajatuksia ystävien tai luottoihmisten kanssa auttavat meitä eteenpäin.

Itsemyötätunto usein auttaa meitä hyväksymään epäonnistumisia. Toisaalta ihminen on erehtyväinen ja opimme omista virheistämme. Itsensä johtamisessa tarvitaan siis myötätuntoa omaan toimintaamme. Se voi olla myös sitä, että tuot esille omia tarpeitasi ja pyrit tasapainoon tekemiesi päätösten kanssa.

Itsensä johtamisessa ja ymmärtämisessä voit asettaa itsellesi erilaisia tavoitteita. Voit pohtia onko työsi sinulle paras mahdollinen, oletko tyytyväinen omiin ihmissuhteisiisi? Kaipaatko lisää unta ja onko ajatusmaailmasi myönteinen vai kielteinen.

Uskalla ottaa jokin asia käsittelyyn. Uskalla ajatella uudella tavalla. Uskalla toimia toisella tavalla. Tee päätös, että toimit toisella tavalla. Saat uutta energiaa ja aktivoit uusia hermoratoja aivoissa. Entinen menneisyys ei ole olemassa, vaan luot uuden todellisuuden, jossa toimit.

Etätyön valmennuksilla lisää digitaitoja yrityksiin

Teksti: Päivi Dahl

Kajaanin ammattikorkeakoulu (KAMK) tarjoaa syksyn ja talven aikana kainuulaisyrityksille maksuttomia etätyöosaamisen tasoa kehittäviä valmennuksia. Valmennukset ovat jatkoa PIKA Kainuu -hankkeessa keväällä järjestetyille työpajoille, joissa yrityksistä kartoitettiin etätyön kehittämis-tarpeita. Valmennuspaketit (moduulit) on suunniteltu vastaamaan suoraan yritysten tarpeisiin.

Valmennuksissa saadaan hyvä käsitys siitä, miten teknologia tukee etätyöskentelyä, sekä saadaan vinkkejä työhyvinvoinnin kehittämiseen etätyöskentelyssä.

Valmennuksilla vahvistetaan yritysten henkilöstön etätyötaitoja ja digitaalista osaamista sekä tuetaan yrityksen johdon ja esihenkilöiden johtamistaitoja. Valmennusten avulla tuetaan yrityskulttuurin muutosta ja yrityksen vetovoimaisuuden kasvamista. Yrityksen valmius rekrytoida työntekijä etätyöhön madaltuu.

PIKA -valmennuskokonaisuus sisältää valmennusta yritysten johdolle ja henkilöstölle. Kokonaisuus muodostuu yhteensä kahdeksasta (8) moduulista, joista kaksi toteutetaan webinaarisarjana: työhyvinvoinnin ja etäteknologian verkkoluentosarjat.

Syksyllä toteutetaan moduulit: Itsensä johtaminen, Onnistu verkkokokouksissa ja Viesti vaikuttavasti verkossa -moduulit sekä työhyvinvoinnin webinaarisarja. Näiden lisäksi järjestetään yksi vierailupäivä etätyötilaan Kainuussa. Kevään 2023 valmennuspaketit esitellään myöhemmin syksyllä.

Valmennuksia toteutetaan elo – maaliskuun välisenä aikana. Puolen vuoden kuluessa yritysten johdon ja henkilöstön on mahdollista syventää omaa osaamistaan sekä saada lisää uutta tietoa etätyön ja oman jaksamisen tueksi.

Valmennukset ovat yrityksille maksuttomia, yritysten panos on valmennuksiin käytetty aika. Yrityksistä valmennuksiin voi osallistua useampikin henkilö ja valmennusmoduulit kerryttävät yrityksille de minimis -tukea.

Etätyöstä hybridityöhön – mikä muuttuu?

Teksti: Päivi Dahl

Työyhteisön työkulttuuri on jälleen muutoksessa. Yrityksissä pohditaan muun muassa: Tehdäänkö etätyötä ja lähityötä samaan aikaan? Miten esihenkilö johtaa sekä etänä että läsnä? Poikkeaako johtaminen etätyössä tavallisesta johtamisesta? Työnantajat miettivät voidaanko etätyön käytänteistä sopia jopa tiimitasolla vai tarvitaanko kirjalliset sopimukset edelleen esihenkilön ja työntekijän välillä.

Niissä yrityksissä, joissa etätyö on ollut mahdollista, ollaan siirtymässä etätyöskentelyssä uuteen malliin eli työntekijöitä houkutellaan jälleen tulemaan toimistoille. Miten työntekijöiden saaminen takaisin toimistoihin onnistuu?

Yrityksissä mietitään, tarvitaanko erillisiä työpisteitä ja voidaanko jopa luopua osasta toimitiloista. Kysymys voi olla myös siitä, että täytyykö yrityksessä kiinnittää erityistä huomiota työympäristöön, jotta henkilöstö viihtyy lähitöissä? Voidaanko toimitiloja kehittää siihen suuntaan, että ne olisivat houkuttelevat ja joissa henkilöstö viihtyisi. Voidaanko työympäristöratkaisuilla vaikuttaa jopa yhteisöllisyyteen ja työkulttuuriin? Miten tämä vaikuttaa yrityksen työyhteisöön ja yhteistyöhön?

Työterveyslaitoksen toteuttaman tutkimuksen (2022) mukaan etätyötä on tehty erityisesti mm. ohjelmistoalalla sekä vakuutus- ja kiinteistöalalla sekä aloilla, joissa henkilöstöllä on valmiiksi hyvät digivalmiudet. Etätyöntekijöistä osa haluaa jatkaa työskentelyä samalla tavalla, koska ehkä he ovat löytäneet oman tavan toteuttaa itseään pystyvät johtamaan itseään jokapäiväisessä ahertamisessa. Osa työntekijöistä ja johtajista kenties odottaa, että pääsee jälleen näkemään ja kohtaamaan oikeasti työkavereitaan. Tutkimuksen mukaan suurin osa haluaisi yhdistää etä- ja lähityötä.

Työnantajalla on oikeus päättää mitä, missä ja millä välineillä työtä tehdään. Tämä perustuu työnantajan työnjohto-oikeuteen ja pätee myös etätyön tekemiseen. Kun yrityksessä pohditaan etä- ja lähityön yhdistämistä ns. hybridimalliin, niin työnantajat joutuvat pohtimaan näiden työmuotojen toteuttamisen lisäksi miten voidaan tukea työntekijöiden työhyvinvointia ja edistää työpaikan yhteisöllisyyttä. Tässä tulee myös muistaa, että etätyön tekeminen perustuu aina vapaaehtoisuuteen eli työnantaja ei voi määrätä työntekijää etätyöhön. Komennukset ovat jo toinen asia.

Henkilöstö voi murehtia etätyön tuoman ajansäästöjen menettämistä työmatkoihin tai työrauhan loppumista. Voidaanko työyhteisössä keskustella etätyön hyvistä ja huonoista puolista ääneen? Millaiseksi yhteisömme on ”vaihtunut” pitkän etätyöskentelyn aikana, uskalletaanko olla ihmisiä ihmisille?

Etätyöstä siirtyminen työn uudelleen järjestämiseen osittain työnantajan toimipisteellä tapahtuvaksi tulee aina keskustella yhdessä henkilöstön kanssa. Hybridityöhön siirtymiseen tarvitaan totutteluaikaa, ja kannattaa muistaa, että siitä on myös hyötyjä esim. työyhteisön sosiaalisen pääoman vahvistuminen.

Etätyöskentely parantaa työmotivaatiota, säästää aikaa työmatkoista ja lisää työrauhaa

Teksti Päivi Dahl

PIKA Kainuu – kestävä digitaalinen tulevaisuuden työ -hankkeessa selvitettiin keväällä 2022 kainuulaisten yritysten kokemuksia etätyöstä, sen hyvistä ja huonoista puolista, sekä etätyön vaikutuksesta työntekijöiden työhyvinvointiin. Tutkimuskyselyyn vastanneista reilu kolmannes teki työajastaan 81-100 % etätöinä. Vastaajista yli kolmanneksella etätyö parantaa merkittävästi työmotivaatiota ja vajaalla kolmanneksella se parantaa työssä jaksamista jonkin verran. Fyysiseen hyvinvointiin ei juurikaan etätyöllä ole vaikutusta. Vastaajien mielestä yli 40 %:lla etätyö parantaa työhyvinvointia yleensä.

Etätyössä hyviä puolia ovat kainuulaisten vastaajien mielestä yleisesti se, että aikaa säästyy työmatkoista. Lisäksi etätyössä hyväksi koettiin parempi työrauha kuin toimistolla, etätyön joustavuus ja mahdollisuus vaikuttaa omiin työaikoihin sekä paikkariippumattomuus. ”Ajan säästyminen ja työtehtävien sekä toimintatapojen kehittyminen.” – vastasi eräs työntekijä etätyön parhaista puolista.

Yhteisöllisyys ja sosiaaliset kontaktit vähenivät

Etätyön huonoksi puoleksi vastaajien mielestä nousivat yleisesti sosiaalisten kontaktien ja yhteisöllisyyden väheneminen, työn ja vapaa-ajan eron sumentuminen ja työpäivien venyminen. Osa vastaajista koki, ettei koti ole sopiva työpaikka. Lisäksi etätyön huonoksi puoleksi nimettiin jatkuvat virtuaalikokoukset ja ergonomiset ongelmat kotityöskentelyssä.

Kyselyyn vastanneista 18 yrityksistä noin viidesosassa etätyön tekemisen ohjeistukset ja pelisäännöt eivät olleet selviä ja työtehtävien etäjohtaminen toimi hyvin neljänneksellä vastanneista. Kouluasteikolla etäjohtamisen keskiarvo oli 7,7. Etätyön kehittämiseen omassa työyhteisössä näki tarvetta 46 % vastaajista.

Sähköinen tutkimuskysely oli avoinna kuukauden ajan helmi-maaliskuussa 2022. Kyselyn linkkiä jaettiin sähköpostitse suoraan 52 yritykseen sekä linkkiä jaettiin hankkeen kanavissa Facebookissa ja LinkedInissa, hankkeen nettisivulla sekä Kainuun yrittäjien uutiskirjeessä, jolla on noin 1000 vastaanottajaa.

Vastauksia tutkimuskyselyyn saatiin yhteensä 24 kpl, joissa oli edustettuna yhteensä 18 eri yritystä Kainuusta. Joistakin yrityksistä oli useampi vastaaja. Vastaajien keski-ikä oli 46 vuotta ja vastaajista 58 % oli miehiä. Pienen vastausmäärän perusteella ei voida tehdä yleistyksiä, mutta vastauksista saadaan jo viitteitä osaamisen kehittämiseen ja etätyöosaamisen valmennuspakettien suunnitteluun.

***************

Etätyöosaamisesta etua yritykselle

Teksti: Päivi Dahl

Paikka- ja aikariippumaton työ voidaan nähdä yrityksessä mahdollisuutena toiminnan tehostamiseen ja laadun kehittämiseen. Työskentelyn eri muodot tukevat henkilöstön työhyvinvointia ja niillä voidaan vaikuttaa yrityksen tuloksentekokykyyn sekä tuottavuuteen.

Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely vaatii työntekijältä kykyä itseohjautuvuuteen sekä valmiutta tiimiohjautuvuuteen. Työntekijän itsensä johtamisen taitoja vahvistamalla kehitetään hänen etätyövalmiuksiaan ja -osaamistaan.

Tulevaisuudessa entistä useampi esihenkilö tulee työskentelemään hajautetussa organisaatiossa, jossa työntekijät tekevät työtä siellä, missä se on kustannustehokkainta ja järkevintä. Esihenkilön johdettavat työyksiköt ja niiden henkilöstö voivat olla maantieteellisesti hajallaan, jolloin tarve etäjohtamiseen ja sen osaamiseen korostuu. Näin voi syntyä myös tarve päivittää yrityksen johtamisosaamista.

PIKA Kainuu -hankkeen tavoitteena on lisätä Kainuun yritysten paikasta riippumattoman työn tekemisen osaamista. Johtohenkilöiden ja yritysten tärkeimmän pääoman eli henkilöstön etätyötaitoja lisätään valmennuksilla. Työntekijöille suunnatuissa valmennuksissa lisätään itse- ja tiimiohjautuvuuden sekä tarvittavien teknologioiden osaamista. Esihenkilöiden ja johdon osalta sparrataan johtamisosaamista etä- ja hybridityö ympäristössä.

Eli tässäkin voidaan todeta Albert Einsteinin sanoin: ”Mieli on kuin laskuvarjo – toimii vain avoinna.” Tällä tarkoitan, että oma mieli täytyy pitää avoinna uusille ajatuksille, vain sillä tavoin voimme laajentaa omaa tietämystämme asioista.

********