Teksti Päivi Dahl
Etätyön kehittämisen hankkeessa olen päässyt tekemään monenlaisia asioita, jotka poikkeavat normaalista amk-lehtorin arjesta. Viimeiset puolitoista vuotta ovat hurahtaneet nopeasti, mutta työntäyteisesti.
Ensinnäkin hanke-/projektityöskentely ei ollut minulle tätä ennen tuttua, mutta nyt olen ymmärtänyt millaista työtä se on. Ajatukset tulee kääntää hankkeen sisältöön, ja hankesuunnitelmaan kirjoitettua suunnitelmaa toteutetaan käytäntöön eri tavoin. Tarvitaan kommunikaatiota ja viestintää, hankkeen sisällön sisäistämistä sekä avaamista muille.
Yrityskentälle suunnattu hanke edellyttää, että puhelimeen tartutaan ja jutellaan yritysten edustajien kanssa, käydään kertomassa hankkeesta paikan päällä ja pidetään yhteyttä jollakin tavalla eli kerrotaan aktiivisesti mitä hankkeessa tehdään. Tähän on käytetty hankkeen nettisivuja, sosiaalisen median kanavia, puhelinsoittoja sekä sähköpostia, jota on lähetetty yrityksiin runsain mitoin.
Toinen seikka on yhteys rahoittajaan – kannattaa rohkeasti kysyä asiantuntijoilta hanketeknisiä neuvoja, koska hankkeen rahoitusinstrumentti asettaa hankkeen toteutukseen omia vaatimuksia ja reunaehtoja. Kysyvä ei tieltä eksy – pätee hanketyöskentelyssäkin.
Ennakointi korostuu hanketyöskentelyssä monin tavoin. Rahoituksen saamisen ehtona yleensä on, että jos hankkeessa tehdään hankintoja eli ostetaan jotakin, niin täytyy kysyä tarjoukset vähintään kolmelta eri toimittajalta tai myyjältä. Olen huomannut, että seuraava ”peliliike” tulee olla jo jollakin tavalla selvillä tai selvityksessä heti, kun yhden asian olet saanut maaliin. Jos vaikkapa järjestetään koulutuksia tiettynä päivänä, ja koska hankintasääntöjen mukaan täytyy kysyä tarjoukset usealta, niin täytyy huomioida tarjouksen käsittelyyn (hankintalupa, kirjoitus, lähetys, vastauksien käsittely, päätös ostosta, hankintaesitys, päätös hankinnasta, tilaus ja toimitus) menevä aika, joka on vähintään kolme, mielellään viisi-kuusi viikkoa ennen h-hetkeä. Kaikki kannattaa ja pitää dokumentoida mielellään kirjallisesti, jotta niihin voidaan tarvittaessa palata.
Ammattikorkeakoulun toteuttamassa hankkeessa olen päässyt pohtimaan myös hanketyöskentelyn, yrityskentälle suunnatun hankkeen ja opiskelijoiden koulutuksen eli opetuksen, mahdollisia yhtymäkohtia. Tässä on havaittu, että hankesuunnitelmiin voitaisiin kirjoittaa mahdollisia opetukseen ja työelämään liittyviä kosketuskohtia, mutta hanketeknisesti usein ne kaatuvat ra(j)hoitusinstrumentin asettamiin ehtoihin ja tulkintoihin. Hankesuunnitelmavaiheessa ei pystytä ennakoimaan ihan kaikkea, koska toisaalta täytyy myös jättää väljyyttä toteutukseen ja mahdollisiin muutoksiin.
Toisaalta ne yhtymäkohdat voivat kaatua myös siihen, että opetussuunnitelmat ja opetusresurssit lukukausille tehdään hyvissä ajoin ja toisaalta hankesuunnittelussa joudutaan odottelemaan rahoituksen varmistumista joskus kauankin. Tällöin ollaan olemisensietämisen keveyden välitilassa hyvä tovi, ennen kuin päästään hanketta/projektia käynnistämään. Ja jos tämä käynnistys sattuu lukukauden keskelle, niin opettajaresurssia on vaikea irrottaa hankkeeseen. Toki hankesuunnittelun yhteydessä tulee jo keskustella ja varata ennakkoon opettajien resursseja, mutta opetustyö priorisoituu etusijalle.
Kolmanneksi on tärkeää, että ympärillä on hyvä tiimi, joka tukee tarvittaessa ja jonka puoleen voi kääntyä ja keskustella yhdessä hankkeessa eteen tulevista ratkaisuja vaativista päätöksistä.
PIKA hanketiimi -etäryhmäkuva Teamsissa.
On ollut ilo saada tehdä tätä etätyön kehittämisen hanketta konkreettisesti etätyötä tekevien kanssa, näin olemme päässeet omassa tiimissä perin juurin ymmärtämään yritysvalmennuksien oppeja. Tästä hyvänä esimerkkinä olivat säännölliset projektitiimin palaverit, joiden aluksi juttelimme vaikkapa kunkin sijaitipaikkakunnan säätilasta, ennen kuin menimme niin sanotulle asialistalle. Kameroiden aukipitäminen vahvistaa yhteistyötä ja auttaa verkkokommunikaatiossa.
Hyvä tiimi tukee niin etä- kuin opetustyössä. Kommunikaatio, keskustelu ja avoin dialogi auttavat aina elämässä eteenpäin.
Hyvää kesää kaikille!