Kuukausi: helmikuu 2023

Etä- ja hybridityön pelisäännöt rakennetaan yhdessä

Teksti Päivi Dahl

Nopeasti muuttuvat toimintaympäristöt haastavat yritysten perinteiset toimintamallit. Työyhteisöjen työn tekemistapojen turbulenssissa emme voi hukata työntekijöitä. Pelisääntöjä tulisi olla, mutta monessako yrityksessä niistä todella puhutaan ja keskustellaan yhdessä?

Puhumattomat ja auki kirjoittamattomat säännöt ja ohjeet ovat oletuksia. Sitten kun ne kirjoitetaan tai konkretisoidaan käytäntöön, niistä tulee yhteisiä pelisääntöjä. Miten tähän pisteeseen päästään?

Outi Sivonen nostaa esiin sen, että työuupumustutkimuksien perusteella  ihmiset tarvitsevat työssään ja tehtävissään rakennetta ja selkeyttä. Tämä puolestaan johtaa siihen, että yrityksen missio ja arvopohja ovat jatkossa tärkeässä roolissa työkulttuurien muodostumisessa. (Sivonen 2022, 8 – 9.)

Kuvituskuva
Yrityksen pelisäännöt rakennetaan yhdessä. Kuva: Pixabay

Yllättävää tai ei, mutta kyse on hyvin pitkälti yrityksen sisäisestä viestinnästä ja vieläpä puhekulttuurista. Johtamisella vaikutetaan siihen, miten työntekijät kokevat voivansa ottaa asioita puheeksi, mistä voi viestiä ja miten. On tärkeää ymmärtää ketkä yrityksessä ottavat organisaation kannalta tärkeitä asioita puheeksi sekä mitkä tekijät joko kannustavat tähän tai estävät tällaista käyttäytymistä. (Sivonen 2022, 73.)

Sivonen viittaa amerikkalaiseen tutkimukseen, jossa on löydetty kolme syytä, miksi asioita joko otetaan tai jätetään ottamatta puheeksi. Asioiden esiin nostaminen riippuu yksilöstä itsestään – hänen persoonasta ja demografisista tekijöistä. Toiseksi asioiden esiin ottamiseen ja siihen, että tulevatko ne käsitellyiksi, vaikuttavat työntekijöiden asenteet. Kolmanneksi tähän vaikuttaa se, että tunteeko työntekijä tilanteessa olonsa turvalliseksi nostaa asioita käsittelyyn. Eli yrityksen johtamisen avoimuus vaikuttaa haluun ottaa asioita puheeksi. (Sivonen 2022, 73–74.)

Kun pelisääntöjä laaditaan, niin ensin täytyy pohtia, mikä on meidän yrityksen puhekulttuuri, kuinka meidän yrityksessä puhutaan asioista ja koetaanko meillä psykologista turvallisuutta, jotta voidaan yhdessä keskustella asioista. Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan sitä, että jokainen voi nostaa esille asioita pelkäämättä joutuvansa nolatuksi. Tämä johtaa siis siihen, että esihenkilöiden tulee ymmärtää erilaisia persoonia ja tarpeen mukaan uskaltaa puuttua työntekijän puheisiin, jos tällä on taipumusta vaikkapa vähätellä toisten ajatuksia.

Sivonen tuo esiin, että vaikeinta nykyisessä viestintämaailmassa on huomion saaminen. Hän korostaa, että esihenkilöiden tai yrityksen johdon on oltava riittävän nöyrä ottaakseen selvää, mikä ihmisiä kiinnostaa, ja riittävän viisas viestiäkseen ennakkoon niistä asioista, joka saattavat muuttua viesteistä katastrofeiksi, jollei niitä osata ennakoida. (Sivonen 2022, 79.)

On äärimmäisen tärkeää pyrkiä luomaan avoin ja kaikenlaisille keskusteluille turvallinen ilmapiiri. Tästä muodostuu yrityksen viestintäkulttuuri, joka mahdollistaa yhdessä etä- ja hybridityön pelisääntökeskustelun. Tässä keskustelussa kannattaa käydä monta kierrosta, koska yhdeltä istumalta ei välttämättä saada kaikkea sovittua. Väliin tarvitaan myös ajattelua ja pohdintaa. Tarvitaan työkulttuuria, jossa asioita edistetään dialogin – vuorovaikutteisen keskustelun – kautta.

Opetellaan puhumaan ja keskustelemaan. Kuunnellaan toisiamme ja tehdään yhdessä hyvä keskustelukulttuuri, joka myös vaikuttaa työilmapiiriin ja yrityskulttuuriin. Luottamus toisiimme ja keskustelukulttuurin toimivuuteen. Joko teillä tämä on kunnossa?

Käy lataamassa itsellesi työyhteisön pieni kirja luottamuksesta. Sen on tuottanut TTL:n työn ja työhyvinvoinnin kehittämisohjelma.

Lähde: Sivonen O. (2022). Yrityskulttuurit murroksessa. Inhimillinen työelämä ei rakennu pelkällä itseohjautuvuudella. Helsinki: AlmaTalent.

Aivoterveydestä kannattaa pitää huolta – multitaskaamisen aika on ohi!

Teksti Päivi Dahl

Ihmisten työssä uupumiseen vaikuttaa moni asia. Kysyttekö teidän työpaikalla toisiltanne mitä sinulle kuuluu? Uupumisen yksi tekijä voi olla liiallinen kognitiivisen ergonomian rasitus eli jos ei pidetä työpäivän aikana taukoja tarpeeksi, niin silloin ei tapahdu tarpeellista palautumista työpäivän aikana. Kiinnitetäänkö teidän työpaikalla huomiota työn tauotukseen?

Meidän työikäisten ja työssäkäyvien tärkein omaisuus on aivot ja sen olisi oltava myös pääasia! Yliopettaja, projektipäällikkö Kati Päätalon mukaan aivoterveydellä tarkoitetaan aivojen hyvinvointia, jota tukevat terveelliset elintavat. Näitä ovat muun muassa terveellinen ravinto, riittävä lepo ja liikunta sekä päihteettömyys ja aivojen sopiva haastaminen. Myös liiallista stressiä tulisi välttää.

Aivoterveys on jokaisen pääasia. Multitaskaamisen aika on ohi. Kuva Pixabay.

Aivo- ja mielenterveyden edistäminen työpaikoilla edellyttää yrityksen ylimmän johdon sitoutumista ja toisaalta työnantajat tarvitsevat tästä asiasta lisää tutkittua tietoa. Tiesittekö sen, että työ voi auttaa myös mielenterveyden häiriöstä toipumista?

Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työtekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä (Työturvallisuuslaki 738/2002). Eli työnantajan on ryhdyttävä toimenpiteisiin jos työympäristö aiheuttaa vaarantavaa kuormitusta työntekijöille. Tämä koskee myös liiallisen kognitiivisen ergonomian rasituksen havaitsemista. Työssä jaksaminen ja työhyvinvoinnin vahvistaminen tulee nostaa esiin kehityskeskusteluissa.

Aivokuormituksella – esimerkiksi uupumus, työstressi tai pitkittyneet negatiiviset tunteet- on myös todettu olevan näkyviä fysiologisia muutoksia aivotoiminnassa. Liika aivokuormitus aiheuttaa myös toiminnan-ohjaustoimintojen heikkenemistä eli esim. stressitilassa henkilön aivot menevät ikään kuin säästöliekille, jotta kuormitus vähenee.

Viimeisen kolmen vuoden aikana etä- ja hybridityöt ovat vaikuttaneet meidän työyhteisöviestintään. Virtuaalisessa työssä kun kohtaamiset ovat vähentyneet, meidän tulisi joka tapauksessa yrittää huomioida työkaverit ja heidän suoriutumisensa erilaisista tehtävistä. Mikrohuomioiminen ei maksa mitään, mutta sen avulla voidaan sanoittaa ja tehdä näkyväksi toistemme työ. ”Kiitos kun autoit minua, vaikka sinulla oli kiire tänään. Se merkitsi minulle hyvin paljon” tai ”Piristit meidän mielialaa iloisilla kommenteillasi”. Lyhyesti tiivistettynä aina kun arvostat toista, niin kerro se hänelle.

Oletko tullut ajatelleeksi, että sinäkin voit törmätä teknostressiin työssäsi? Kun tietokoneen nettiyhteys pätkii tai sovellukset tekevät sinulle temput kesken palaverin tai sisäänkirjautuminen ei onnistu. Tunnet ehkä hetkellistä suuttumusta teknologiaa kohtaan ja päätät heittää koneen lattialle. Tai joudut työssäsi ottamaan haltuun jonkin uuden sovelluksen, joka helpottaisi työtäsi jatkossa. Alussa voivat tunteet olla pinnassa, mutta kun asian oppii, niin teknostressi helpottaa.

Aivoterveyteen voidaan vaikuttaa työpaikalla muun muassa keskustelemalla ja havainnoimalla toimintaa. Toki työntekijän itse tulee rohkeasti ottaa asioita esille, esimerkiksi jos työpäivät tuntuvat olevan yhtä silppua, niin millaisin keinoin tähän saataisiin helpotusta? Onko työpaikalla kommunikointi sekä ohjeistukset selkeitä? Kehitetäänkö osaamista ja onko oppimiselle varattu aikaa? Työympäristön häiriöt, vaikkapa melu tai keskeytykset saattavat vaikuttaa aivoterveyteen heikentävästi.

Toisinaan kannattaa pysähtyä oman työhyvinvoinnin äärelle ja pohtia miten minä voin. Tällaisessa itsearvioinnissa voi käyttää tukena esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen tekemää maksutonta Kuormitusvaakaa oman kuormituksen ja voimavarojen arvioimiseen. Toisaalta oman työpäivän järjestämisessä esimerkiksi pyykkikonetekniikka toimii vallan hyvin työpäivän tauottajana. Työterveyslaitos on tuottanut palautumisen viikkokalenterin, josta voi ottaa vinkit jokaiseen viikkoon! Käy lataamassa omasi: Olennaistamisella uudistumista, palautumista ja työhyvinvointia – OLLAPPA | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Hyviä arkivinkkejä aivoterveyteen ovat muun muassa keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan, multitaskaamisen aika on ohi! Opettele uusia asioita vähän kerrallaan ja varaa niille aikaa kalenteriin. Sopikaa työpaikan käytänteistä yhdessä ja noudattakaa niitä. Kun kaikki tietävät pelisäännöt, niin aivoterveyden kannalta se on hyvä asia.

Informaatioergonomiaan vaikuttaminen on myös osa aivoterveyden vaalimista. Työtehtävien priorisointi ja jäsentely listojen avulla ja kokousten struktuurista sopiminen helpottavat muistikuorman keventämistä. Yhteisesti sovitut viestinnän käytännöt vaikuttavat tietotulvan vähenemiseen sekä keskeytyksettömän työn mahdollistaminen parantaa keskittymistä työhösi.

Tämän blogiteksti perustuu Aivoterveys webinaariin 1.2.23, jossa asiantuntijana toimi Kati Päätalo Oulun ammattikorkeakoululta, jossa hän toimii johtamisen ja työhyvinvoinnin edistämisen yliopettajana sekä projektipäällikkönä Kestävä aivoterveys -hankkeessa.

Projektipäällikön 11. hankekatsaus

Teksti Päivi Dahl

Uusi vuosi toi mukanaan myös uusia asioita PIKA-hankkeen valmennusten toteutukseen.

Syksyllä oppimisympäristönä toimi Teams, mutta siellä emme pystyneet aktivoimaan osallistujia mielekkääseen työskentelyyn. Siksi tammikuusta alkaen olemme ottaneet käyttöön ajasta ja paikasta riippumattoman oppimisalustan Howspacen. Viemme sinne materiaaleja sekä webinaaritallenteita. Rakennamme sinne myös pieniä keskusteluja ja oppimistehtäviä, joiden avulla on mahdollista syventää teemaa.

Oppimisympäristö ei ole kerralla valmis kokonaisuus, vaan haluamme kehittää sitä yhdessä yritysten edustajien kanssa. Yritämme aktivoida osallistujia tutkimaan sisältöjä sekä kommunikoimaan alustalla. Lisäksi toivomme käyttäjiltä myös palautetta ja käyttökokemuksia, jotta voimme kertoa niistä eteenpäin.

Olemme siis itsekin uuden äärellä ja opimme samalla itse sitä, kuinka tällaista oppimisympäristöä rakennetaan sekä mihin sitä voidaan käyttää ja mihin sitä voisi kenties jatkossa käyttää. Olemme vielä tammikuun ajan vetäneet webinaareja teamsilla, mutta helmikuussa rohkenemme jo kokeilla, kuinka liveverkkovalmennusta tehdään itse oppimisympäristön alustalla.

Tähän mennessä valmentajan ja projektipäällikön kokemukset alustasta ovat pääosin myönteiset. Olen huomannut, että oma ajattelu on välillä jotensakin vanhakantaista ja uusien juttujen kokeileminen vaatii hiukkasen enemmän aikaa ja sulattelua. Mutta vähitellen kokeillen asiat etenevät.

Valmennukset jatkuvat vielä helmi-maaliskuun ajan.

Hanketoiminnassa projektipäällikölle iskee välillä epätoivo yritysten osallistumisen suhteen. Onko ilmoittautuminen kynnys osallistumiselle? Vai ovatko valmennusten teemat sellaisia, jotka eivät osu ja uppoa? Onko yritysten toimintaympäristö on muuttunut ratkaisevasti vuoden aikana, onko viestintä hankkeesta liian vähäistä vaiko onko webinaarien järjestämisaika epäsopiva? Monenlaisia kysymyksiä risteilee välillä mielessä.

Kevään valmennukset ovat siis hyvässä vauhdissa ja helmi-maaliskuussa on vielä tulossa kiinnostavia livewebinaareja eri teemoista. Jaksa hyvin webinaarisarjassa on myös vielä kolme kiinnostavaa verkkoluentoa tulossa, joihin voi myös vielä ilmoittautua mukaan. Yritämme edelleen seuraavien kahden kuukauden ajan parantaa valmennusten saavutettavuutta juuri ajasta ja paikasta riippumattomalla oppimisympäristöllä, joten ilmoittaudu mukaan vain, vielä ehdit hyvin matkaan!

Yrityskulttuuri on kaikkien yhteinen asia

Teksti Päivi Dahl

Kolmen vuoden aikana työskentelyolosuhteissa on tapahtunut valtava muutos kun lähityöstä siirryttiin ensin etätyöskentelyyn eli ajasta ja paikasta riippumattomaan työtapaan, ja nyt opetellaan hakemaan tasapainoa työntekemiseen hybridimallilla. Yrityskulttuuri on hyvin useassa yrityksessä joutunut koetukselle.

Järjestimme yrityskulttuurin muutoksesta webinaarin, jossa asiaa meille avasi toimitusjohtaja Päivi Luoma Intotalosta. Hänen loistavan verkkoluennon sisällöstä tämä blogi sai aiheensa.

Mitä yrityskulttuuri oikeastaan on? Yrityskulttuuri on yrityksen asia. Ja se on myös kaikkien yhteinen asia. Yrityskulttuuri on tapa toimia arjessa!

Kiinnitetäänkö teillä huomiota onnistumisiin? Onnistumiskokemusten havaitseminen ja niistä puhuminen luovat myönteistä yrityskulttuuria ja se lisää ammatillisista itseluottamusta ja luo tulevaisuususkoa eteenpäin. Onnistumisten johtaminen aiheuttaa myönteisen kehän. Siksi juuri kiitosta kannattaa viljellä ja onnistumisia huomioida. Saat sitä mitä tilaat! Fredmund Malik on sanonut, että johtaminen on onnistumisen edellytysten luomista.

Yrityskulttuuri on muutoksessa. Kuinka luodaan työyhteisö toimivaksi nyt ja tulevaisuudessa?

Yrityskulttuuri muodostuu ajan myötä syntyneistä toiminta-tavoista ja se on kuin liima, joka sitoo ihmisiä yhteen työpaikalla. Seinillä on historia ja kulttuurin johtaminen on tarinoiden kertomista.

 

Tiedon dokumentointi on yrityksissä todella tärkeää. Oletko ajatellut, että kun konkarit lähtevät, niin he vievät paljon hiljaista tietoa mukanaan? Toisaalta silloin on mahdollista myös päivittää yrityksen toiminta-kulttuuria ja toimintaprosesseja. Merkitäänkö teillä pienet, mutta tärkeät asiat ylös yrityksen asiakasrekisteriin säännöllisesti?

Yrityskulttuuri voi imeä työntekijöitä tai sitten yrityksen ilmapiiri voi vaikuttaa toisin päin eli arvomaailmat kun eivät kohtaa, niin silloin voi työntekijä äänestää jaloillaan ja vaihtaa työpaikkaa. Onko sinun yritys hunajapurkki, joka houkuttelee työntekijöitä? Yrityskulttuuri toimii myös kilpailuetuna rekrytoinnissa. Pidä nettisivusi kunnossa, koska yrityskulttuuri muovautuu jo siellä!

Mieti muistatko ekan työpäivän nykyisessä työpaikassasi? Se kertoo paljon yrityskulttuurista ja siitä millaisen ensivaikutelman se luo uudelle työntekijälle. Yrityskulttuuria on myös se, että toimintatavoista otetaan koppia ja perehdytetään uudet ihmiset talon tapoihin. Asiakaspalvelussa pienet teot,  esimerkiksi  asiakkaan huomiointi heti saapuessa, voivat vaikuttaa pitkälle yrityskulttuuriin. Näiden asioiden opettaminen uusille työntekijöille on talon tapojen opettamista ja niistä syntyy yrityksen tarinat.

Tuntevatko yrityksen työntekijät olevansa merkityksellinen osa yritystä? Kulkevatko viestit yrityksessäsi, vai hukkuvatko ne sähköpostin joukkoon? Valitse oikeat kanavat viestiä työntekijöille teidän yrityksessänne. Tee tärkeistä asioista vaikka A4 kahvipöydälle ja vielä tärkeimmistä käy teippaamassa se sosiaalitilojen oveen.

Toimiiko teillä työntekijöiden kuunteleminen, onko yhteiset pelisäännöt sovittu vaikkapa johdon tavoittamiseksi? Tulevatko työntekijät kuulluksi? Onko työntekijöillä mahdollista kehittyä ammatillisesti ja kehitetäänkö yrityksen toimintaa säännöllisesti? Yrityskulttuurin johtamiseen liittyy myös työntekijöistä välittäminen ja huolehtiminen heidän tarpeistaan. Tunne siis työntekijäsi.

Mikroyrityksissä ja yhden henkilön yrityksissä yrityskulttuuri on yhtä kuin henkilö itse. Silloin sinun päivittäiset toimintatavat ja asiakaskohtaamiset sekä nettinäkyvyys muodostavat sinun yrityskulttuurisi.

Toimintakulttuuria ei voi yksikään yritys kopioida, vaan se muotoutuu jokaisessa yrityksessä omanlaisekseen. Jokaisella yrityksellä on kulttuuri ja sitä pitää johtaa. Yrityskulttuuri on itse asiassa strategiaa vahvempi. Kannattaa myös huomata se, että hyvään suuntaan yrityskulttuuri muuttuu todella hitaasti. ja se vie jopa vuosia. Mutta huonoon suuntaan se muuttuu nopeasti.